Zasady dotyczące wynajmu nieruchomości przez cyfrowych nomadów w Polsce
Cyfrowi nomadzi mogą wynajmować nieruchomości w Polsce zarówno na krótkoterminowy, jak i długoterminowy pobyt. Regulacje prawne dotyczące wynajmu są dość jasne, ale nomadzi powinni zwrócić uwagę na kilka kluczowych kwestii.
Rodzaje wynajmu
a) Krótkoterminowy wynajem (do 30 dni)
Najczęściej oferowany poprzez platformy takie jak Airbnb lub Booking.com.
Umowa wynajmu krótkoterminowego podlega przepisom o najmie okazjonalnym i przepisom prawa cywilnego.
Cyfrowi nomadzi nie muszą rejestrować pobytu przy wynajmach krótkoterminowych.
b) Długoterminowy wynajem (powyżej 30 dni)
Wymaga podpisania umowy najmu (najlepiej w formie pisemnej).
Umowa może być standardowa lub najem okazjonalny (bardziej korzystny dla właściciela).
Cyfrowi nomadzi są zobowiązani do przestrzegania warunków zawartych w umowie, w tym opłat za media i terminowego płacenia czynszu.
Rejestracja miejsca pobytu
a) Zameldowanie tymczasowe lub stałe
Osoby przebywające w Polsce powyżej 30 dni są formalnie zobowiązane do zameldowania się w miejscu swojego pobytu (tymczasowego lub stałego).
Zameldowanie nie jest wymagane do legalnego przebywania w Polsce, ale może być przydatne, np. do założenia konta bankowego, ubiegania się o PESEL, czy korzystania z publicznej opieki zdrowotnej.
b) Proces zameldowania
Właściciel mieszkania może pomóc w zameldowaniu, ale cyfrowy nomada może również zrobić to samodzielnie w urzędzie miasta lub gminy.
Dokumenty potrzebne do zameldowania obejmują: umowę najmu, dowód tożsamości i formularz zgłoszenia.
Podatki od wynajmu
Wynajmujący nieruchomość właściciele mają obowiązek odprowadzenia podatku od wynajmu (ryczałt lub podatek dochodowy). Cyfrowi nomadzi nie są bezpośrednio odpowiedzialni za te podatki, chyba że sami wynajmują mieszkania w ramach działalności gospodarczej.
Wynajem od osób prywatnych a biura nieruchomości
Wynajem bezpośrednio od właściciela jest często tańszy, ale mniej formalny.
Biura nieruchomości oferują wsparcie przy negocjacjach, sporządzaniu umów i weryfikacji mieszkań.
Podsumowanie
Cyfrowi nomadzi mogą bez problemu wynajmować mieszkania w Polsce na krótkie i długie pobyty. Formalności związane z rejestracją miejsca pobytu są zalecane, choć nie zawsze obowiązkowe. Warto dokładnie zapoznać się z umowami najmu i pamiętać o zaleceniach dotyczących zameldowania.
What Are the Healthcare Regulations for Digital Nomads? Do Digital Nomads Have the Right to Access Public Healthcare in Poland? What Are the Health Insurance Rules for Remote Workers or Entrepreneurs in Poland?
Healthcare for Digital Nomads in Poland
Access to healthcare in Poland for digital nomads depends on their residency status, employment type, or business activities, as well as the type of health insurance they possess. Here are the key details:
Public Healthcare System (NFZ)
Poland’s public healthcare operates under the National Health Fund (NFZ). Access to NFZ services is only available for individuals with valid health insurance.
Who Is Eligible for NFZ Services?
Digital nomads may be entitled to public healthcare in Poland in the following cases:
Employees in Poland: If a digital nomad secures legal employment in Poland under an employment contract, the employer is required to register them with the NFZ and pay health insurance contributions.
Entrepreneurs: Individuals running a business in Poland must register with ZUS (Social Insurance Institution) and pay health insurance contributions, granting them access to NFZ services.
Unemployed Individuals with an NFZ Agreement: Digital nomads can voluntarily register with the NFZ and pay monthly health insurance premiums. The current premium amount is determined by NFZ.
International Agreements and the EHIC Card
If a digital nomad comes from an EU/EFTA country and holds a European Health Insurance Card (EHIC), they are entitled to access basic healthcare services in Poland under the same conditions as insured Polish patients.
Private Health Insurance
Many digital nomads opt for private health insurance, which often offers:
Faster access to specialist doctors.
A broader range of medical services compared to NFZ.
No need for NFZ registration or public premium payments.
Rules for Remote Workers Employed by Foreign Companies
Digital nomads employed by foreign companies are usually not automatically registered in the Polish health insurance system. In such cases:
They must secure private health insurance or
Register independently with NFZ under a voluntary health insurance scheme.
Alternatively, they can remain in the health insurance system of their employer’s country (if within the EU/EFTA).
Summary
Digital nomads have various options for healthcare access in Poland. If they want to benefit from public healthcare, they must be covered by mandatory or voluntary health insurance under NFZ. For individuals outside the EU/EFTA, private health insurance is often a more practical solution. Consulting NFZ or a health insurance advisor is recommended to choose the best healthcare coverage option.
Jakie są przepisy dotyczące opieki zdrowotnej dla cyfrowych nomadów? Czy cyfrowi nomadzi mają prawo do korzystania z publicznej służby zdrowia w Polsce? Jakie są zasady ubezpieczenia zdrowotnego dla osób pracujących zdalnie lub prowadzących działalność gospodarczą w Polsce?
Opieka zdrowotna dla cyfrowych nomadów w Polsce
Przepisy dotyczące dostępu do opieki zdrowotnej w Polsce przez cyfrowych nomadów zależą od ich statusu rezydencji, rodzaju zatrudnienia lub prowadzonej działalności gospodarczej oraz rodzaju posiadanego ubezpieczenia zdrowotnego. Oto kluczowe informacje:
Publiczna służba zdrowia (NFZ)
Polska publiczna służba zdrowia działa w ramach Narodowego Funduszu Zdrowia (NFZ). Dostęp do usług NFZ jest możliwy tylko dla osób posiadających ważne ubezpieczenie zdrowotne.
Kto ma prawo do korzystania z NFZ?
Cyfrowi nomadzi mogą mieć prawo do opieki zdrowotnej w Polsce w następujących przypadkach:
Osoby zatrudnione w Polsce: Jeśli cyfrowy nomada podejmie legalną pracę w Polsce na podstawie umowy o pracę, pracodawca jest zobowiązany do zgłoszenia go do NFZ i opłacania składek zdrowotnych.
Przedsiębiorcy: Osoby prowadzące działalność gospodarczą w Polsce muszą zgłosić się do ZUS i opłacać składki na ubezpieczenie zdrowotne, co daje im prawo do korzystania z usług NFZ.
Osoby bez zatrudnienia, ale z umową z NFZ: Cyfrowi nomadzi mogą dobrowolnie zgłosić się do NFZ i opłacać miesięczne składki zdrowotne. Aktualna wysokość składki jest ustalana przez NFZ.
Umowy międzynarodowe i karta EKUZ
Jeśli cyfrowy nomada pochodzi z kraju należącego do UE/EFTA i posiada Europejską Kartę Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ), ma prawo do korzystania z podstawowej opieki zdrowotnej w Polsce na takich samych zasadach jak polscy ubezpieczeni pacjenci.
Prywatne ubezpieczenie zdrowotne
Wielu cyfrowych nomadów korzysta z prywatnego ubezpieczenia zdrowotnego, które często oferuje:
Szybszy dostęp do lekarzy specjalistów.
Szerszy zakres usług medycznych niż NFZ.
Brak konieczności rejestracji w NFZ lub płacenia składek publicznych.
Zasady dla osób pracujących zdalnie dla zagranicznych firm
Cyfrowi nomadzi zatrudnieni przez zagraniczne firmy zazwyczaj nie są automatycznie zgłoszeni do polskiego systemu ubezpieczeń zdrowotnych. W takich przypadkach:
Muszą zadbać o prywatne ubezpieczenie zdrowotne albo
Samodzielnie zgłosić się do NFZ w ramach dobrowolnego ubezpieczenia zdrowotnego.
Alternatywą może być pozostanie w systemie ubezpieczeń zdrowotnych kraju swojego pracodawcy (jeśli jest to UE/EFTA).
Podsumowanie
Cyfrowi nomadzi mają różne możliwości dostępu do opieki zdrowotnej w Polsce. Jeśli chcą korzystać z publicznej służby zdrowia, muszą być objęci obowiązkowym lub dobrowolnym ubezpieczeniem zdrowotnym w NFZ. Dla osób spoza UE/EFTA prywatne ubezpieczenie zdrowotne jest często bardziej praktycznym rozwiązaniem. Warto zasięgnąć porady w NFZ lub u doradcy ubezpieczeniowego, aby dobrać najlepszą opcję ochrony zdrowotnej.
What are the taxation rules for digital nomads working remotely in Poland for foreign companies? What regulations apply to individuals working remotely in Poland but employed by foreign companies? What international agreements govern taxation issues?
The rules regarding the taxation of digital nomads working remotely for foreign companies in Poland can be complex and depend on various factors such as the length of stay, type of contract, and the location where income is earned. Below are key issues to consider:
Tax Residency
Under Polish tax law, an individual becomes a tax resident in Poland if they:
Stay in Poland for at least 183 days in a tax year, or
Have their center of vital interests (personal or economic interests) in Poland.
If a digital nomad meets either of these conditions, they must report and pay taxes on their worldwide income in Poland. For non-residents, taxation applies only to income earned within Poland.
Income Tax (PIT)
Digital nomads who are tax residents in Poland are subject to general tax regulations:
PIT tax rates: 12% for income up to 120,000 PLN and 32% for income exceeding that amount.
Obligation to submit an annual tax return (PIT-36 or PIT-37).
Double Taxation Avoidance Agreements
Poland has signed double taxation avoidance agreements with numerous countries. Key elements of these agreements include:
Rules determining where income should be taxed.
Methods to avoid double taxation, such as the exemption with progression method or the credit method.
Digital nomads should verify whether Poland has such an agreement with their employer’s country to avoid double taxation.
Working for a Foreign Company Without Local Business Registration
If a digital nomad works for a foreign company but does not register a business in Poland:
Their income is taxable in Poland if they are tax residents.
They may be required to pay income tax advances independently.
Business Registration
Some digital nomads choose to register a business in Poland (e.g., as a sole proprietorship) to simplify tax settlements. In such cases, additional rules regarding VAT and contributions to the Social Insurance Institution (ZUS) apply.
Social Security Contributions (ZUS)
Tax residents working for foreign companies may be required to pay social security contributions in Poland if they are not covered by the social security system in their employer’s country.
Summary
Digital nomads working remotely for foreign companies in Poland should consider the following:
Jakie są zasady opodatkowania cyfrowych nomadów pracujących zdalnie w Polsce dla zagranicznych firm? Jakie są przepisy dotyczące opodatkowania osób pracujących zdalnie w Polsce, ale zatrudnionych przez zagraniczne firmy? Jakie umowy międzynarodowe regulują kwestie podatkowe?
Zasady dotyczące opodatkowania cyfrowych nomadów pracujących zdalnie dla zagranicznych firm w Polsce mogą być złożone i zależą od różnych czynników, takich jak czas pobytu, rodzaj umowy oraz miejsce osiągania dochodów. Oto kluczowe kwestie, które należy wziąć pod uwagę:
Rezydencja podatkowa
Zgodnie z polskim prawem podatkowym, osoba fizyczna staje się rezydentem podatkowym w Polsce, jeśli:
Przebywa na terytorium Polski przez co najmniej 183 dni w roku podatkowym, lub
Posiada centrum interesów życiowych (centrum interesów osobistych lub gospodarczych) w Polsce.
Jeśli cyfrowy nomada spełnia którykolwiek z tych warunków, musi rozliczać się z dochodów na terenie Polski. W przypadku osób nierezydentów podatek dotyczy tylko dochodów uzyskanych na terytorium Polski.
Podatek dochodowy (PIT)
Cyfrowi nomadzi, którzy są rezydentami podatkowymi w Polsce, podlegają ogólnym przepisom podatkowym:
Stawki podatkowe PIT: 12% do kwoty 120 000 PLN i 32% od nadwyżki.
Obowiązek złożenia rocznej deklaracji podatkowej (PIT-36 lub PIT-37).
Umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania
Polska ma podpisane umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania z wieloma krajami. Kluczowe elementy umów obejmują:
Zasady ustalania, gdzie dochód powinien być opodatkowany.
Metody unikania podwójnego opodatkowania, takie jak metoda wyłączenia z progresją lub metoda zaliczenia proporcjonalnego. Cyfrowi nomadzi powinni sprawdzić, czy Polska ma taką umowę z krajem ich pracodawcy, aby uniknąć podwójnego opodatkowania.
Praca na rzecz zagranicznej firmy bez lokalnej rejestracji działalności
Jeśli cyfrowy nomada wykonuje pracę dla zagranicznej firmy, ale nie rejestruje działalności gospodarczej w Polsce:
Dochody są opodatkowane w Polsce, jeśli osoba jest rezydentem podatkowym.
Może być konieczne samodzielne opłacanie zaliczek na podatek dochodowy.
Rejestracja działalności gospodarczej
Niektórzy cyfrowi nomadzi decydują się na zarejestrowanie działalności gospodarczej w Polsce (np. jednoosobowej działalności gospodarczej), aby ułatwić rozliczenia podatkowe. W takim przypadku obowiązują dodatkowe przepisy dotyczące VAT i składek na ZUS.
Składki na ubezpieczenia społeczne (ZUS)
Rezydenci podatkowi pracujący na rzecz zagranicznych firm mogą być zobowiązani do opłacania składek na ubezpieczenia społeczne w Polsce, jeśli nie są objęci systemem ubezpieczeń społecznych w kraju swojego pracodawcy.
Podsumowanie
Cyfrowi nomadzi pracujący zdalnie dla zagranicznych firm w Polsce powinni wziąć pod uwagę:
Ustalenie swojej rezydencji podatkowej.
Znajomość umów o unikaniu podwójnego opodatkowania.
Konieczność opłacania podatku dochodowego oraz składek na ubezpieczenia społeczne.
W razie wątpliwości warto skonsultować się z doradcą podatkowym, aby uniknąć problemów z urzędami skarbowymi.
What regulations regarding the operation of a business in Poland by foreigners? What formalities must digital nomads fulfill if they want to register a company in Poland and conduct business activities within the territory of Poland?
In Poland, foreigners can run a business on the same terms as Polish citizens, provided they fulfill certain formalities. The process of registering a company and conducting business activities by digital nomads is relatively simple, but it involves several key requirements and steps. Here are the details regarding the regulations and formalities that need to be fulfilled:
Types of Business Activities
Foreigners can run various types of businesses in Poland, such as:
Sole Proprietorship – This is the simplest form of business in Poland, especially popular among freelancers, consultants, and digital nomads.
Limited Liability Company (Spółka z o.o.) – A more formal legal structure that can be chosen by those who want to establish a more developed business.
Company Registration in Poland
To start a business in Poland, foreigners need to go through several formal steps:
Registration in the Central Register and Information on Business Activity (CEIDG)
Digital nomads planning to run a sole proprietorship must register in the CEIDG. This process is fully online and takes just a few minutes.
Foreigners must have a PESEL number (personal identification number) or a NIP number (if they do not have PESEL).
A residential address in Poland is also required, although this can be obtained with the help of virtual office services.
Limited Liability Company (Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością; sp. z o.o.)
To establish a limited liability company in Poland, foreigners must:
Register the company in the National Court Register (KRS).
Have a registered office address in Poland.
Appoint a management board for the company, which may consist of foreigners.
Submit relevant documents, including the company’s articles of association, notarial deed, etc.
Obtaining NIP and REGON Numbers
In order to conduct business activities in Poland, foreigners must obtain:
NIP (Tax Identification Number) – essential for tax payments.
REGON (National Business Registry Number) – statistical registry for entrepreneurs.
Registration with ZUS
Foreigners conducting business activities in Poland must also register with the Social Insurance Institution (ZUS) and pay contributions to social and health insurance. In the case of sole proprietorships, entrepreneurs pay contributions for their own insurance.
Tax Obligations
Digital nomads must comply with Polish tax regulations, including:
Income tax – Individuals running a business in Poland must pay income tax (PIT) or corporate income tax (CIT) if they run a limited liability company.
VAT – If the annual turnover of the business exceeds a certain threshold (currently 200,000 PLN), the entrepreneur must register for VAT.
Forms of taxation – In Poland, there are several forms of business taxation, including:
General rules tax (PIT).
Lump-sum tax on registered income (a simplified form of taxation for small businesses).
Flat tax (19% tax rate for companies).
Work Permit
Digital nomads who operate a business in Poland do not need to obtain a separate work permit if they have the right to stay in Poland, such as through a visa or residence card. However, individuals who plan to work under an employment contract in Poland must have the appropriate visa or work permit.
Special Regulations for Digital Nomads
Although there are no specific programs for digital nomads in Poland, like the “digital nomad visa” in other countries, many people take advantage of existing regulations, such as:
The Startup Hub Poland program, which offers support to foreigners looking to start businesses in Poland.
Use of the national visa for long-term stay and work in Poland.
Remote Work and Place of Residence
Digital nomads who wish to work remotely from Poland do not need to register a company if they are only working for foreign clients (e.g., clients from other countries), but they must comply with Polish tax and insurance regulations.
Summary
Foreigners, including digital nomads, can run a business in Poland by registering a company in CEIDG or KRS, fulfilling tax and insurance obligations. This requires several formalities, such as obtaining a NIP number, registering with ZUS, and complying with tax regulations. Poland provides favorable conditions for foreigners to run a business, and digital nomads can benefit from flexible remote work regulations.
Jakie przepisy prawa regulują prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce przez cudzoziemców? Jakie formalności muszą spełnić cyfrowi nomadzi, którzy chcą zarejestrować firmę w Polsce i prowadzić działalność gospodarczą na terytorium Polski?
W Polsce cudzoziemcy mogą prowadzić działalność gospodarczą na takich samych zasadach jak obywatele polscy, pod warunkiem spełnienia określonych formalności. Proces rejestracji firmy i prowadzenia działalności gospodarczej przez cyfrowych nomadów jest stosunkowo prosty, ale wiąże się z kilkoma kluczowymi wymaganiami i krokami. Oto szczegóły dotyczące przepisów i formalności, które należy spełnić:
Rodzaje działalności gospodarczej
Cudzoziemcy mogą prowadzić różne rodzaje działalności gospodarczej w Polsce, takie jak:
Jednoosobowa działalność gospodarcza – to najprostsza forma działalności gospodarczej w Polsce, szczególnie popularna wśród freelancerów, konsultantów czy cyfrowych nomadów.
Spółka z o.o. (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością) – bardziej formalna struktura prawna, którą mogą wybrać osoby, które chcą założyć firmę w bardziej rozwiniętej strukturze.
Rejestracja firmy w Polsce
Aby założyć firmę w Polsce, cudzoziemcy muszą przejść przez kilka kroków formalnych:
Rejestracja w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG)
Cyfrowi nomadzi planujący prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej muszą zarejestrować się w CEIDG. Proces ten jest całkowicie online i zajmuje tylko kilka minut.
Cudzoziemcy muszą mieć numer PESEL (numer identyfikacji podatkowej) lub numer NIP (jeśli nie mają PESEL).
Wymagane jest również posiadanie adresu zamieszkania w Polsce, choć jest to możliwe, aby uzyskać go z pomocą biur wirtualnych.
Spółka zograniczoną odpowiedzialnością
Aby założyć spółkę z o.o. w Polsce, cudzoziemcy muszą:
Zarejestrować spółkę w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS).
Posiadać adres siedziby w Polsce.
Powołać zarząd spółki, który może składać się z cudzoziemców.
Złożyć odpowiednie dokumenty, w tym statut spółki, akt notarialny itp.
Uzyskanie numeru NIP i REGON
W celu prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, cudzoziemcy muszą uzyskać:
Numer NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej) – niezbędny do płacenia podatków.
Numer REGON (Numer Identyfikacyjny Gospodarki Narodowej) – rejestr statystyczny dla przedsiębiorców.
Zgłoszenie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych
Cudzoziemcy prowadzący działalność gospodarczą w Polsce muszą także zgłosić się do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) i opłacać składki na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej przedsiębiorcy płacą składki na własne ubezpieczenie.
Obowiązki podatkowe
Cyfrowi nomadzi muszą przestrzegać polskich przepisów podatkowych, w tym:
Podatek dochodowy – Osoby prowadzące działalność gospodarczą w Polsce muszą płacić podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT) lub podatek dochodowy od osób prawnych (CIT) w przypadku spółki z o.o.
VAT – Jeśli roczny obrót firmy przekroczy określony próg (aktualnie 200 000 PLN), przedsiębiorca musi zarejestrować się jako płatnik VAT.
Formy opodatkowania – W Polsce istnieje kilka form opodatkowania działalności gospodarczej, w tym:
Podatek na zasadach ogólnych (PIT).
Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych (prostszą formą opodatkowania dla małych firm).
Podatek liniowy (19% stawka podatkowa dla firm).
Pozwolenie na pracę
Cyfrowi nomadzi, którzy prowadzą działalność gospodarczą w Polsce, nie muszą uzyskiwać osobnego pozwolenia na pracę, jeśli mają prawo do pobytu w Polsce, np. poprzez wizę lub kartę pobytu. Osoby, które planują pracować na podstawie umowy o pracę w Polsce, muszą posiadać odpowiednią wizę lub zezwolenie na pracę.
Specjalne przepisy dla cyfrowych nomadów
Nie ma jeszcze w Polsce dedykowanych programów dla cyfrowych nomadów, jak np. „digital nomad visa” w innych krajach, ale wiele osób korzysta z obecnych przepisów, takich jak:
Program Startup Hub Poland, który oferuje wsparcie dla cudzoziemców chcących zakładać start-upy w Polsce.
Wykorzystanie wizy krajowej do długoterminowego pobytu i pracy w Polsce.
Praca zdalna a miejsce pobytu
Cyfrowi nomadzi, którzy chcą pracować zdalnie z Polski, nie muszą rejestrować firmy, jeśli tylko wykonują swoją pracę na rzecz zagranicznych zleceniodawców (np. klientów z innych krajów), ale muszą przestrzegać polskich przepisów podatkowych oraz ubezpieczeniowych.
Podsumowanie
Cudzoziemcy, w tym cyfrowi nomadzi, mogą prowadzić działalność gospodarczą w Polsce, rejestrując firmę w CEIDG lub KRS, spełniając obowiązki podatkowe i ubezpieczeniowe. Wymaga to kilku formalności, takich jak uzyskanie numeru NIP, zgłoszenie do ZUS i przestrzeganie przepisów podatkowych. Polska stwarza dogodne warunki do prowadzenia działalności gospodarczej przez cudzoziemców, a cyfrowi nomadzi mogą korzystać z elastycznych przepisów dotyczących pracy zdalnej.
Do digital nomads have to comply with occupational health and safety standards during remote work? What occupational health and safety rules apply to remote work in Poland? Are there any special regulations to ensure safety when working remotely from a home office?
Yes, digital nomads who work remotely in Poland must comply with certain occupational health and safety (OHS) standards, although the regulations are somewhat more flexible compared to traditional office work environments. Here are key details regarding OHS rules related to remote work in Poland:
1. Employer’s Obligations
Employers who employ remote workers are required to ensure proper working conditions, even if the employee works remotely from home. While there is no obligation to adapt every home office to corporate office standards, the employer must take steps to ensure the safety and comfort of the worker. The employer’s responsibilities include:
Risk Assessment – The employer should assess the risks associated with remote work and, if necessary, conduct OHS training.
OHS Training – For remote work, the employer may organize online OHS training to educate employees on safety rules, how to set up their home office properly, and other work organization issues related to remote work.
Workstation Setup – While the employer is not required to finance special office furniture at home, they should recommend appropriate workstation setup, such as suggesting ergonomic chairs, proper desk height, or lighting.
2. OHS Rules for Remote Workers
Individuals working remotely in Poland are required to follow several basic health and safety rules that relate to general home office work norms:
Ergonomics – The home workspace should be properly adjusted ergonomically, meaning the desk, chair, monitor, or keyboard should be positioned in a way that minimizes the risk of injuries or health issues (e.g., back pain, vision problems).
Lighting – The workspace should be well-lit to avoid eye strain and improper body posture.
Work Breaks – Remote workers should take regular breaks to avoid fatigue and excessive stress, and to improve productivity.
Maintaining Order in the Workspace – Remote workers should maintain a clean workspace to avoid hazards such as cables or debris, which could lead to accidents (e.g., tripping).
3. Special Regulations for Remote Work
Although there are no specific OHS regulations solely for remote work, Polish laws regulating workplace safety cover various aspects of working in any environment, including remote work. Key regulations include:
Labor Code – Regarding remote work, according to the Labor Code, the employer is obligated to ensure safe working conditions, as well as conduct a risk assessment. However, there are no detailed regulations concerning the physical setup of a home office.
General OHS Principles for Remote Work – In line with general OHS rules, the employer must ensure the health and safety of employees, even when they are working outside the company’s premises.
4. Costs Related to OHS
While the employer’s OHS responsibilities also extend to remote workers, there is no obligation to fund additional equipment for home offices. The employee should independently take care of their workstation. However, if health and safety risks are identified, the employer may be required to intervene.
Conclusion
Digital nomads working remotely in Poland must adhere to general OHS rules, such as having an ergonomic workstation, taking regular breaks, and ensuring workplace safety. While there are no specific requirements for employers regarding OHS in remote work, they must ensure appropriate working conditions, including conducting risk assessments and providing OHS training as needed.
Czy cyfrowi nomadzi muszą spełniać normy BHP podczas pracy zdalnej? Jakie zasady BHP dotyczą pracy zdalnej w Polsce? Czy obowiązują specjalne przepisy dotyczące zapewnienia bezpieczeństwa w przypadku pracy zdalnej z biura w domu?
Tak, cyfrowi nomadzi, którzy wykonują pracę zdalną w Polsce, muszą spełniać pewne normy BHP (bezpieczeństwa i higieny pracy), chociaż w kontekście pracy zdalnej przepisy są nieco bardziej elastyczne niż w tradycyjnych warunkach pracy biurowej. Oto kluczowe informacje na temat zasad BHP związanych z pracą zdalną w Polsce:
1. Obowiązki pracodawcy
Pracodawcy, którzy zatrudniają osoby wykonujące pracę zdalną, są zobowiązani do zapewnienia odpowiednich warunków pracy, nawet jeśli pracownik pracuje zdalnie, w tym w przypadku pracy w domu. Chociaż nie ma wymogu dostosowywania każdego biura domowego do standardów biura korporacyjnego, pracodawca musi podjąć kroki w celu zapewnienia bezpieczeństwa i komfortu pracy. Do obowiązków pracodawcy należy:
Ocena ryzyka zawodowego – pracodawca powinien ocenić ryzyko związane z wykonywaniem pracy zdalnej i ewentualnie przeprowadzić szkolenie BHP.
Szkolenie BHP – w przypadku pracy zdalnej pracodawca może zorganizować szkolenie BHP online, które nauczy pracowników zasad bezpieczeństwa, odpowiedniego ustawienia stanowiska pracy w domu i innych kwestii związanych z organizacją pracy w trybie zdalnym.
Dostosowanie stanowiska pracy – chociaż pracodawca nie ma obowiązku finansowania specjalnych mebli biurowych w domu, powinien zalecać pracownikowi odpowiednie ustawienie stanowiska pracy, np. zalecać ergonomiczne krzesło, odpowiednią wysokość biurka czy oświetlenie.
2. Zasady BHP dla pracowników wykonujących pracę zdalną
Osoby pracujące zdalnie w Polsce są zobowiązane do przestrzegania kilku podstawowych zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, które dotyczą ogólnych norm pracy w domu:
Ergonomia – miejsce pracy w domu powinno być odpowiednio przystosowane pod względem ergonomii, co oznacza, że biurko, krzesło, monitor czy klawiatura powinny być ustawione w taki sposób, aby minimalizować ryzyko urazów lub problemów zdrowotnych (np. bóle pleców, problemy ze wzrokiem).
Oświetlenie – miejsce pracy powinno być dobrze oświetlone, aby unikać zmęczenia wzroku i niewłaściwego ustawienia ciała.
Przerwy w pracy – pracownicy zdalni powinni dbać o regularne przerwy, aby uniknąć zmęczenia i nadmiernego stresu, a także poprawić wydajność.
Utrzymanie porządku w miejscu pracy – pracownik zdalny powinien dbać o porządek w miejscu pracy, aby unikać zagrożeń związanych z np. przewodami, zanieczyszczeniami, które mogą prowadzić do wypadków (np. potknięcia).
3. Specjalne przepisy dotyczące pracy zdalnej
Chociaż nie ma konkretnych przepisów BHP, które dotyczą wyłącznie pracy zdalnej, polskie przepisy regulujące bezpieczeństwo pracy obejmują różne aspekty pracy w każdym środowisku, w tym pracy zdalnej. Oto kluczowe przepisy:
Kodeks pracy – w odniesieniu do pracy zdalnej, zgodnie z Kodeksem pracy, pracodawca ma obowiązek zapewnienia bezpiecznych warunków pracy, a także przeprowadzenia oceny ryzyka zawodowego. Jednakże nie ma szczegółowych regulacji dotyczących fizycznego przystosowania biura w domu.
Zasady BHP w pracy zdalnej – zgodnie z ogólnymi zasadami BHP, pracodawca musi dbać o zdrowie pracowników, nawet jeśli wykonują pracę w miejscu spoza firmy.
4. Koszty związane z BHP
Choć obowiązki pracodawcy w zakresie BHP obejmują również pracowników zdalnych, to jednak w przypadku pracy w domu nie ma wymogu finansowania przez pracodawcę dodatkowego wyposażenia. Pracownik samodzielnie powinien zadbać o swoje stanowisko pracy, jednak w przypadku stwierdzenia zagrożenia zdrowia i życia, pracodawca może być zobowiązany do interwencji.
Podsumowanie
Cyfrowi nomadzi wykonujący pracę zdalną w Polsce muszą spełniać ogólne zasady BHP, takie jak ergonomiczne stanowisko pracy, regularne przerwy oraz dbałość o bezpieczeństwo w miejscu pracy. Chociaż przepisy nie nakładają na pracodawców szczególnych obowiązków związanych z BHP w pracy zdalnej, należy zapewnić odpowiednie warunki pracy, w tym ocenić ryzyko zawodowe i przeprowadzić szkolenie BHP, w miarę potrzeby.
Digital nomads are individuals who work remotely while traveling the world, allowing them to choose their workspace, often without being tied to one fixed location. In Poland, like in other countries, digital nomads may face legal challenges concerning their stay and work on the country’s territory. One of the key issues they must consider is obtaining a work permit for foreigners.
Work Permit for Foreigners in Poland
In Poland, foreigners who wish to work must meet certain requirements, particularly if they come from outside the European Union (EU) or the European Economic Area (EEA).
EU/EEA Citizens:
Citizens of EU/EEA countries do not need a work permit or visa to work in Poland. They can work under the same conditions as Polish citizens.
The only requirement is typically to register their stay in Poland if they plan to reside for more than 3 months.
Non-EU/EEA Citizens:
Non-EU/EEA citizens who plan to work in Poland must obtain an appropriate work permit or visa.
A work permit is required for foreigners who intend to work on Polish soil. Depending on the type of work and qualifications, there are different categories of work permits.
A national visa is an option for those who plan to stay in Poland for a longer period and work. Foreigners can apply for a visa that allows them to work in Poland based on a specific employment contract or business activity.
Digital Nomads and Work Permits:
Digital nomads working remotely for foreign companies may not need a traditional work permit because they are not employed by a Polish employer. However, if they want to establish their own business in Poland, they will have to meet the requirements regarding company registration and tax payments in Poland.
While Poland does not have specific regulations for digital nomads, some programs, such as Startup Hub Poland, may facilitate setting up a business in Poland for foreigners, including those running online businesses.
Programs for Digital Nomads
The Startup Hub Poland program is an example of an initiative aimed at supporting foreign entrepreneurs, including digital nomads, who want to develop their businesses in Poland. This program may be suitable for individuals running online businesses because it offers support for startup establishment and can provide facilitation for obtaining work and residency permits in Poland.
Work Permit and Employment Forms
Digital nomads may work in various forms:
Self-employment (freelancing): If they are entrepreneurs running their own businesses or providing services to foreign companies, they do not need a work permit in Poland, unless they are conducting business within the Polish market.
Employment with a foreign employer: When working for a foreign employer, digital nomads do not need a work permit, but they may need a special long-term stay permit, depending on the duration of their stay in Poland.
Residency Registration and Other Formalities
Digital nomads who plan to stay in Poland for the long term must register their stay and take care of all formalities related to legalizing their presence in the country. They may also need health insurance, and if they are running a business, they must register their company in Poland.
Summary
Digital nomads in Poland may encounter various legal challenges, but Poland offers several options for legal stay and work, both for EU citizens and foreigners from outside the EU. Depending on the form of work (freelancing, employment, running a business) and the duration of the planned stay, digital nomads can rely on different legal regulations. It is important to familiarize oneself with the visa, work permit, and residency registration requirements before deciding to live in Poland.
Cyberlaw by Judyta 