Kategoria: Cyfrowi Nomadzi | Digital Nomads

Jakie przepisy prawa regulują prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce przez cudzoziemców? Jakie formalności muszą spełnić cyfrowi nomadzi, którzy chcą zarejestrować firmę w Polsce i prowadzić działalność gospodarczą na terytorium Polski?

W Polsce cudzoziemcy mogą prowadzić działalność gospodarczą na takich samych zasadach jak obywatele polscy, pod warunkiem spełnienia określonych formalności. Proces rejestracji firmy i prowadzenia działalności gospodarczej przez cyfrowych nomadów jest stosunkowo prosty, ale wiąże się z kilkoma kluczowymi wymaganiami i krokami. Oto szczegóły dotyczące przepisów i formalności, które należy spełnić:

Rodzaje działalności gospodarczej

Cudzoziemcy mogą prowadzić różne rodzaje działalności gospodarczej w Polsce, takie jak:

• Jednoosobowa działalność gospodarcza – to najprostsza forma działalności gospodarczej w Polsce, szczególnie popularna wśród freelancerów, konsultantów czy cyfrowych nomadów.
• Spółka z o.o. (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością) – bardziej formalna struktura prawna, którą mogą wybrać osoby, które chcą założyć firmę w bardziej rozwiniętej strukturze.

Rejestracja firmy w Polsce

Aby założyć firmę w Polsce, cudzoziemcy muszą przejść przez kilka kroków formalnych:

Rejestracja w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG)

• Cyfrowi nomadzi planujący prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej muszą zarejestrować się w CEIDG. Proces ten jest całkowicie online i zajmuje tylko kilka minut.
• Cudzoziemcy muszą mieć numer PESEL (numer identyfikacji podatkowej) lub numer NIP (jeśli nie mają PESEL).
• Wymagane jest również posiadanie adresu zamieszkania w Polsce, choć jest to możliwe, aby uzyskać go z pomocą biur wirtualnych.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

Aby założyć spółkę z o.o. w Polsce, cudzoziemcy muszą:

• Zarejestrować spółkę w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS).
• Posiadać adres siedziby w Polsce.
• Powołać zarząd spółki, który może składać się z cudzoziemców.
• Złożyć odpowiednie dokumenty, w tym statut spółki, akt notarialny itp.

Uzyskanie numeru NIP i REGON

W celu prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, cudzoziemcy muszą uzyskać:

• Numer NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej) – niezbędny do płacenia podatków.
• Numer REGON (Numer Identyfikacyjny Gospodarki Narodowej) – rejestr statystyczny dla przedsiębiorców.

Zgłoszenie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych

Cudzoziemcy prowadzący działalność gospodarczą w Polsce muszą także zgłosić się do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) i opłacać składki na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej przedsiębiorcy płacą składki na własne ubezpieczenie.

Obowiązki podatkowe

Cyfrowi nomadzi muszą przestrzegać polskich przepisów podatkowych, w tym:

• Podatek dochodowy – Osoby prowadzące działalność gospodarczą w Polsce muszą płacić podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT) lub podatek dochodowy od osób prawnych (CIT) w przypadku spółki z o.o.
• VAT – Jeśli roczny obrót firmy przekroczy określony próg (aktualnie 200 000 PLN), przedsiębiorca musi zarejestrować się jako płatnik VAT.
• Formy opodatkowania – W Polsce istnieje kilka form opodatkowania działalności gospodarczej, w tym:
  • Podatek na zasadach ogólnych (PIT).
  • Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych (prostszą formą opodatkowania dla małych firm).
  • Podatek liniowy (19% stawka podatkowa dla firm).

Pozwolenie na pracę

Cyfrowi nomadzi, którzy prowadzą działalność gospodarczą w Polsce, nie muszą uzyskiwać osobnego pozwolenia na pracę, jeśli mają prawo do pobytu w Polsce, np. poprzez wizę lub kartę pobytu. Osoby, które planują pracować na podstawie umowy o pracę w Polsce, muszą posiadać odpowiednią wizę lub zezwolenie na pracę.

Specjalne przepisy dla cyfrowych nomadów

Nie ma jeszcze w Polsce dedykowanych programów dla cyfrowych nomadów, jak np. „digital nomad visa” w innych krajach, ale wiele osób korzysta z obecnych przepisów, takich jak:

• Program Startup Hub Poland, który oferuje wsparcie dla cudzoziemców chcących zakładać start-upy w Polsce.
• Wykorzystanie wizy krajowej do długoterminowego pobytu i pracy w Polsce.

Praca zdalna a miejsce pobytu

Cyfrowi nomadzi, którzy chcą pracować zdalnie z Polski, nie muszą rejestrować firmy, jeśli tylko wykonują swoją pracę na rzecz zagranicznych zleceniodawców (np. klientów z innych krajów), ale muszą przestrzegać polskich przepisów podatkowych oraz ubezpieczeniowych.

Podsumowanie

Cudzoziemcy, w tym cyfrowi nomadzi, mogą prowadzić działalność gospodarczą w Polsce, rejestrując firmę w CEIDG lub KRS, spełniając obowiązki podatkowe i ubezpieczeniowe. Wymaga to kilku formalności, takich jak uzyskanie numeru NIP, zgłoszenie do ZUS i przestrzeganie przepisów podatkowych. Polska stwarza dogodne warunki do prowadzenia działalności gospodarczej przez cudzoziemców, a cyfrowi nomadzi mogą korzystać z elastycznych przepisów dotyczących pracy zdalnej.

Stan na dzień: 11 marca 2024 roku 

Do digital nomads have to comply with occupational health and safety standards during remote work? What occupational health and safety rules apply to remote work in Poland? Are there any special regulations to ensure safety when working remotely from a home office?

Yes, digital nomads who work remotely in Poland must comply with certain occupational health and safety (OHS) standards, although the regulations are somewhat more flexible compared to traditional office work environments. Here are key details regarding OHS rules related to remote work in Poland:

1. Employer’s Obligations

Employers who employ remote workers are required to ensure proper working conditions, even if the employee works remotely from home. While there is no obligation to adapt every home office to corporate office standards, the employer must take steps to ensure the safety and comfort of the worker. The employer’s responsibilities include:

• Risk Assessment – The employer should assess the risks associated with remote work and, if necessary, conduct OHS training.
• OHS Training – For remote work, the employer may organize online OHS training to educate employees on safety rules, how to set up their home office properly, and other work organization issues related to remote work.
• Workstation Setup – While the employer is not required to finance special office furniture at home, they should recommend appropriate workstation setup, such as suggesting ergonomic chairs, proper desk height, or lighting.

2. OHS Rules for Remote Workers

Individuals working remotely in Poland are required to follow several basic health and safety rules that relate to general home office work norms:

• Ergonomics – The home workspace should be properly adjusted ergonomically, meaning the desk, chair, monitor, or keyboard should be positioned in a way that minimizes the risk of injuries or health issues (e.g., back pain, vision problems).
• Lighting – The workspace should be well-lit to avoid eye strain and improper body posture.
• Work Breaks – Remote workers should take regular breaks to avoid fatigue and excessive stress, and to improve productivity.
• Maintaining Order in the Workspace – Remote workers should maintain a clean workspace to avoid hazards such as cables or debris, which could lead to accidents (e.g., tripping).

3. Special Regulations for Remote Work

Although there are no specific OHS regulations solely for remote work, Polish laws regulating workplace safety cover various aspects of working in any environment, including remote work. Key regulations include:

• Labor Code – Regarding remote work, according to the Labor Code, the employer is obligated to ensure safe working conditions, as well as conduct a risk assessment. However, there are no detailed regulations concerning the physical setup of a home office.
• General OHS Principles for Remote Work – In line with general OHS rules, the employer must ensure the health and safety of employees, even when they are working outside the company’s premises.

4. Costs Related to OHS

While the employer’s OHS responsibilities also extend to remote workers, there is no obligation to fund additional equipment for home offices. The employee should independently take care of their workstation. However, if health and safety risks are identified, the employer may be required to intervene.

Conclusion

Digital nomads working remotely in Poland must adhere to general OHS rules, such as having an ergonomic workstation, taking regular breaks, and ensuring workplace safety. While there are no specific requirements for employers regarding OHS in remote work, they must ensure appropriate working conditions, including conducting risk assessments and providing OHS training as needed.

As of: March 8, 2024

Czy cyfrowi nomadzi muszą spełniać normy BHP podczas pracy zdalnej? Jakie zasady BHP dotyczą pracy zdalnej w Polsce? Czy obowiązują specjalne przepisy dotyczące zapewnienia bezpieczeństwa w przypadku pracy zdalnej z biura w domu?

Tak, cyfrowi nomadzi, którzy wykonują pracę zdalną w Polsce, muszą spełniać pewne normy BHP (bezpieczeństwa i higieny pracy), chociaż w kontekście pracy zdalnej przepisy są nieco bardziej elastyczne niż w tradycyjnych warunkach pracy biurowej. Oto kluczowe informacje na temat zasad BHP związanych z pracą zdalną w Polsce:

1. Obowiązki pracodawcy

Pracodawcy, którzy zatrudniają osoby wykonujące pracę zdalną, są zobowiązani do zapewnienia odpowiednich warunków pracy, nawet jeśli pracownik pracuje zdalnie, w tym w przypadku pracy w domu. Chociaż nie ma wymogu dostosowywania każdego biura domowego do standardów biura korporacyjnego, pracodawca musi podjąć kroki w celu zapewnienia bezpieczeństwa i komfortu pracy. Do obowiązków pracodawcy należy:

• Ocena ryzyka zawodowego – pracodawca powinien ocenić ryzyko związane z wykonywaniem pracy zdalnej i ewentualnie przeprowadzić szkolenie BHP.
• Szkolenie BHP – w przypadku pracy zdalnej pracodawca może zorganizować szkolenie BHP online, które nauczy pracowników zasad bezpieczeństwa, odpowiedniego ustawienia stanowiska pracy w domu i innych kwestii związanych z organizacją pracy w trybie zdalnym.
• Dostosowanie stanowiska pracy – chociaż pracodawca nie ma obowiązku finansowania specjalnych mebli biurowych w domu, powinien zalecać pracownikowi odpowiednie ustawienie stanowiska pracy, np. zalecać ergonomiczne krzesło, odpowiednią wysokość biurka czy oświetlenie.

2. Zasady BHP dla pracowników wykonujących pracę zdalną

Osoby pracujące zdalnie w Polsce są zobowiązane do przestrzegania kilku podstawowych zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, które dotyczą ogólnych norm pracy w domu:

• Ergonomia – miejsce pracy w domu powinno być odpowiednio przystosowane pod względem ergonomii, co oznacza, że biurko, krzesło, monitor czy klawiatura powinny być ustawione w taki sposób, aby minimalizować ryzyko urazów lub problemów zdrowotnych (np. bóle pleców, problemy ze wzrokiem).
• Oświetlenie – miejsce pracy powinno być dobrze oświetlone, aby unikać zmęczenia wzroku i niewłaściwego ustawienia ciała.
• Przerwy w pracy – pracownicy zdalni powinni dbać o regularne przerwy, aby uniknąć zmęczenia i nadmiernego stresu, a także poprawić wydajność.
• Utrzymanie porządku w miejscu pracy – pracownik zdalny powinien dbać o porządek w miejscu pracy, aby unikać zagrożeń związanych z np. przewodami, zanieczyszczeniami, które mogą prowadzić do wypadków (np. potknięcia).

3. Specjalne przepisy dotyczące pracy zdalnej

Chociaż nie ma konkretnych przepisów BHP, które dotyczą wyłącznie pracy zdalnej, polskie przepisy regulujące bezpieczeństwo pracy obejmują różne aspekty pracy w każdym środowisku, w tym pracy zdalnej. Oto kluczowe przepisy:

• Kodeks pracy – w odniesieniu do pracy zdalnej, zgodnie z Kodeksem pracy, pracodawca ma obowiązek zapewnienia bezpiecznych warunków pracy, a także przeprowadzenia oceny ryzyka zawodowego. Jednakże nie ma szczegółowych regulacji dotyczących fizycznego przystosowania biura w domu.
• Zasady BHP w pracy zdalnej – zgodnie z ogólnymi zasadami BHP, pracodawca musi dbać o zdrowie pracowników, nawet jeśli wykonują pracę w miejscu spoza firmy.

4. Koszty związane z BHP

Choć obowiązki pracodawcy w zakresie BHP obejmują również pracowników zdalnych, to jednak w przypadku pracy w domu nie ma wymogu finansowania przez pracodawcę dodatkowego wyposażenia. Pracownik samodzielnie powinien zadbać o swoje stanowisko pracy, jednak w przypadku stwierdzenia zagrożenia zdrowia i życia, pracodawca może być zobowiązany do interwencji.

Podsumowanie

Cyfrowi nomadzi wykonujący pracę zdalną w Polsce muszą spełniać ogólne zasady BHP, takie jak ergonomiczne stanowisko pracy, regularne przerwy oraz dbałość o bezpieczeństwo w miejscu pracy. Chociaż przepisy nie nakładają na pracodawców szczególnych obowiązków związanych z BHP w pracy zdalnej, należy zapewnić odpowiednie warunki pracy, w tym ocenić ryzyko zawodowe i przeprowadzić szkolenie BHP, w miarę potrzeby.

Stan na dzień: 8 marca 2024 roku 

Cyfrowi nomadzi to osoby, które pracują zdalnie, podróżując po świecie, co daje im swobodę wyboru miejsca pracy, nie związując się z jednym stałym miejscem zamieszkania. W Polsce, podobnie jak w innych krajach, mogą oni napotkać na różne wyzwania prawne związane z legalnym pobytem i wykonywaniem pracy na terytorium kraju. Jednym z kluczowych zagadnień, które muszą rozważyć cyfrowi nomadzi, jest kwestia pozwolenia na pracę dla cudzoziemców.

Pozwolenie na pracę dla cudzoziemców w Polsce

W Polsce cudzoziemcy, którzy chcą pracować, muszą spełniać określone wymagania, szczególnie jeśli nie pochodzą z krajów Unii Europejskiej (UE) lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).

1. Obywatele UE/EOG:
   • Osoby z krajów UE/EOG nie potrzebują pozwolenia na pracę ani wizy, aby podjąć pracę w Polsce. Mogą pracować na takich samych zasadach jak obywatele polscy.
   • Jedynym wymogiem jest zazwyczaj zarejestrowanie pobytu w Polsce, jeśli zamierzają tu mieszkać dłużej niż 3 miesiące.
2. Obywatele spoza UE/EOG:
   • Osoby spoza UE/EOG, które planują pracować w Polsce, muszą uzyskać odpowiednie zezwolenie na pracęlub wizę.
   • Zezwolenie na pracę jest wymagane w przypadku podejmowania pracy na terytorium Polski. W zależności od rodzaju pracy i kwalifikacji, istnieje kilka typów zezwoleń.
   • Wiza krajowa to opcja dla osób planujących długoterminowy pobyt w Polsce i podjęcie pracy. Cudzoziemcy mogą ubiegać się o wizę, która umożliwi im pracę w Polsce na podstawie konkretnej umowy o pracę lub działalności gospodarczej.
3. Cyfrowi Nomadzi a pozwolenie na pracę:
   • Cyfrowi nomadzi, którzy pracują zdalnie dla firm zagranicznych, mogą nie potrzebować tradycyjnego pozwolenia na pracę, ponieważ nie wykonują pracy na rzecz polskiego pracodawcy. Jeśli jednak chcą założyć własną działalność gospodarczą w Polsce, będą musieli spełniać wymogi dotyczące rejestracji firmy i płacenia podatków w Polsce.
   • W Polsce nie ma specyficznych przepisów dla cyfrowych nomadów, ale niektóre programy, jak Startup Hub Poland, mogą ułatwić zakładanie działalności gospodarczej w Polsce dla obcokrajowców, w tym dla osób prowadzących działalność online.

Programy dla cyfrowych nomadów

Program Startup Hub Poland jest jednym z przykładów inicjatyw mających na celu wsparcie zagranicznych przedsiębiorców, w tym cyfrowych nomadów, którzy chcą rozwijać swoje firmy w Polsce. Program ten może być odpowiednią opcją dla osób prowadzących działalność online, ponieważ oferuje wsparcie w zakresie zakładania startupów, a także może zapewniać ułatwienia w uzyskaniu pozwolenia na pracę i pobyt w Polsce.

Pozwolenie na pracę a forma zatrudnienia

Cyfrowi nomadzi mogą pracować na różnych zasadach:

• Samozatrudnienie (freelancing): Jeśli są przedsiębiorcami, prowadzą własną działalność gospodarczą lub świadczą usługi dla zagranicznych firm, nie muszą uzyskiwać pozwolenia na pracę w Polsce, o ile nie prowadzą działalności gospodarczej na rynku polskim.
• Zatrudnienie u pracodawcy zagranicznego: W przypadku pracy na rzecz zagranicznego pracodawcy, cyfrowi nomadzi nie muszą uzyskiwać pozwolenia na pracę, ale mogą potrzebować specjalnego zezwolenia na pobyt długoterminowy, w zależności od długości pobytu w Polsce.

Rejestracja pobytu i inne formalności

Cyfrowi nomadzi, którzy planują długoterminowy pobyt w Polsce, powinni zarejestrować swój pobyt i zadbać o wszelkie formalności związane z legalizowaniem obecności na terytorium kraju. Mogą także potrzebować ubezpieczenia zdrowotnego i w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej – zarejestrowania firmy w Polsce.

Podsumowanie

Cyfrowi nomadzi w Polsce mogą napotkać na różne wyzwania prawne, ale Polska oferuje kilka opcji legalnego pobytu i pracy, zarówno dla obywateli UE, jak i dla cudzoziemców spoza UE. W zależności od formy pracy (freelancing, zatrudnienie, prowadzenie działalności gospodarczej) oraz długości planowanego pobytu, cyfrowi nomadzi mogą korzystać z różnych regulacji prawnych. Ważne jest, aby przed podjęciem decyzji o życiu w Polsce, zapoznać się z wymaganiami dotyczącymi wiz, pozwoleń na pracę i rejestracji pobytu.

Stan na dzień: 6 marca 2024 roku

When transitioning to a digital nomad lifestyle, many future travelers wonder about the entry requirements and the possibility of legal residence in their chosen country. Due to the specifics of the issue, regulations vary from country to country. In this article, we will discuss the legal regulations currently in effect in Poland.

Options for Digital Nomads in Poland

In Poland, individuals who want to work remotely while traveling have several options for legal residence:

1. Schengen National Visa
Citizens of many countries can travel to Poland on a Schengen visa, which allows short tourist or business stays for up to 90 days within a 180-day period. However, the Schengen visa is not suitable for longer stays or employment.

2. Long-Term National Visa
Those planning a longer stay in Poland can apply for a long-term national visa. This visa permits a longer stay in Poland, but the application process and requirements may differ depending on the purpose of the stay.

3. Temporary or Permanent Residence Card
For those planning to stay in Poland for an extended period or permanently, it is possible to apply for a Temporary or Permanent Residence Card. Digital nomads working remotely may face additional requirements, such as a minimum income threshold.

4. Startup Hub Poland Program
Poland offers the Startup Hub Poland program, aimed at foreign entrepreneurs who want to develop their startups in Poland. This program may be an interesting option for digital nomads running online businesses.

5. Other Options
Depending on the nature of the stay, there may also be other alternatives to consider before deciding to travel to Poland.

Before You Decide to Travel

Before making the decision to travel to Poland, it is always advisable to check the current visa requirements and immigration procedures to ensure you choose the most appropriate option for yourself.

Legal Status as of: March 4, 2024

Digital nomads are people who travel while working, using new technologies. Their lifestyle is also called workation, a combination of remote work and vacations spent away from their place of residence. The COVID-19 pandemic has contributed to the widespread adoption of this way of working, and interest in it continues to grow.

The term “digital nomad” is most commonly used to describe individuals working in professions such as programmer, project manager, software tester, analyst, filmmaker, blogger, vlogger, YouTuber, copywriter, accountant, virtual assistant, photographer, graphic designer, foreign language teacher, coach, psychologist, journalist, and many others.

Among digital nomads, the largest group consists of the self-employed and those running their own businesses. However, there are also freelancers working on projects, and even employees with employment contracts.

---

Benefits of Being a Digital Nomad

The main advantages of the digital nomad lifestyle include:

• The ability to travel and explore the world
• Increased motivation to work
• Flexibility in choosing the location of work
• Lower stress levels
• Lower cost of living
• Greater sense of freedom and independence

---

Challenges of Being a Digital Nomad

The challenges of the digital nomad lifestyle typically include:

• Self-discipline of the digital nomad
• Language barriers
• Cultural differences
• The need to understand the legal regulations of the country of residence
• Access to electricity and the internet
• Maintaining work-life balance
• Building and maintaining relationships

---

„According to the steppe tradition of Tengri, to live life to the fullest, one must be in constant motion, as only in this way will each day be different from the previous one. As nomads passed through cities, they thought: ‚How poor are those who live here. For them, everything is always the same.’ Most likely, the city dwellers thought about the nomads: ‚Poor souls, they have nowhere to go.’ Nomads had no past, only the present, which is why they were always happy.” — Paulo Coelho, The Zahir

---

According to Nomadlist.com, the most popular destinations for digital nomads are currently Bangkok (Thailand), Buenos Aires (Argentina), and Lisbon (Portugal).

---

In upcoming posts in the series “Digital Nomads and Their Legal Dilemmas”, I will address the legal aspects that should be considered when planning the life of a digital nomad. Topics such as visas for digital nomads, employment conditions, and conducting remote work and running businesses abroad will be discussed.

---

Status as of: January 13, 2024
Photo: pixabay.com