Autor: Judyta Kasperkiewicz

Here are common legal questions of digital nomads in Poland:

1. What regulations apply to long-term residence for individuals wishing to settle permanently in Poland? What are the procedures for legalizing long-term residence in Poland for digital nomads who decide to live permanently in Poland?
2. Can digital nomads purchase real estate in Poland?
3. Can digital nomads access legal assistance in Poland? What are the rules regarding access to legal services for digital nomads, especially those who do not have a permanent place of residence in Poland?
4. What are the rules regarding data transfer and IT services in Poland? What regulations apply to the transfer of personal data or IT services between Poland and other countries, including non-EU countries? What rules apply in the context of remote work for companies from different countries?
5. Can digital nomads use banking services in Poland? What rules apply if a digital nomad wants to open a bank account in Poland? Do they need to meet specific requirements if they do not have Polish citizenship or registered residence?
6. What rules apply to the import or export of goods for digital nomads running a business? What regulations apply in the case of exporting or importing goods by digital nomads, especially those running e-commerce businesses?
7. What intellectual property protection laws apply to remote work? What regulations regarding copyright and patents are relevant to digital nomads, especially those working on remote projects?
8. What rules govern the legality of remote work in Poland? What regulations govern remote work in Poland? Do digital nomads need to sign a special employment contract or civil law agreement?

I. What regulations apply to long-term residence for individuals wishing to settle permanently in Poland? What are the procedures for legalizing long-term residence in Poland for digital nomads who decide to live permanently in Poland?

Long-term residence in Poland for digital nomads who wish to settle in the country permanently requires meeting certain legal requirements. The legalization procedures depend on the applicant’s nationality, employment situation, and the purpose of their stay. Here are the details regarding the legal regulations and procedures related to long-term residence in Poland:

Citizens of the European Union (EU) and the European Economic Area (EEA)

Citizens of EU/EEA countries have much simpler procedures when it comes to long-term residence in Poland. According to EU regulations, citizens of these countries do not need a visa or residence permit to live in Poland. However, they must complete a few formalities:

• Registration of stay: EU/EEA citizens planning to stay in Poland for more than 3 months are required to register their stay at the voivodeship office (Department of Foreigners Affairs). Registration is done based on a valid identity card or passport.
• PESEL number: It is also advisable to obtain a PESEL number, which is required for many administrative matters, such as opening a bank account, registering in the health care system, or taking up employment.

Citizens from outside the EU/EEA

Citizens from outside the EU/EEA who want to settle permanently in Poland must go through a more complex residence legalization process, which involves obtaining the appropriate residence permits. The most common procedures include:

a) Long-term visa (National Visa)

Citizens from outside the EU/EEA who plan to live in Poland for more than 90 days must apply for a national visa (so-called long-term Schengen visa). This process requires submitting an application at the Polish consulate in the home country or at the nearest diplomatic mission.

A national visa can be granted on various legal grounds, such as employment, business activity, education, etc.

b) Residence Card (after obtaining the visa)

After obtaining a national visa and arriving in Poland, a foreigner who plans to stay long-term must apply for a residence card. This document grants permission to stay in Poland for an extended period (usually up to 3 years), after which an application can be made for an extension.

The procedure for obtaining a residence card includes:

• Submitting an application at the voivodeship office responsible for the place of stay.
• Required documents include a passport, photo, proof of stable and regular income, proof of health insurance, and documents confirming the purpose of stay (e.g., employment contract, business registration certificate, certificate of studies, etc.).

c) Permanent residence permit (after several years of stay)

After several years of legal stay in Poland (usually 5 years), non-EU/EEA citizens can apply for a permanent residence permit. To obtain a permanent residence permit, a foreigner must meet additional requirements, such as:

• Legal stay in Poland for at least 5 years.
• Stable and regular income and health insurance.
• Proficiency in the Polish language at a communicative level (the requirement may vary depending on the individual situation).
• No threat to public security.

d) Pole’s Card (for individuals of Polish descent)

People who can document Polish descent (e.g., have Polish ancestors) can apply for the Pole’s Card. This is a document confirming ties to Poland and providing the possibility to apply for Polish citizenship or permanent residence. Individuals holding the Pole’s Card can enjoy many privileges, such as access to the Polish health care system, education, and the labor market.

Rules for digital nomads

Digital nomads who want to settle in Poland can obtain long-term residence on the same terms as other foreigners. Here are some important considerations:

• Visas for remote workers: For individuals running a business or working remotely, the most suitable option would likely be a long-term visa or a residence card, provided they have stable income and can document the purpose of their stay (e.g., running a business, remote work).
• Access to public services: After obtaining a residence card, digital nomads are entitled to use the Polish health care system (after paying health insurance contributions), and they can also register a business if they want to operate a company in Poland.

II. Can digital nomads buy real estate in Poland?

Yes, digital nomads can buy real estate in Poland, but there are certain legal provisions that may differ depending on their nationality or place of residence. Here are the details:

Citizens of the European Union and the European Economic Area (EEA)

People who are citizens of EU/EEA countries have the same rights as Polish citizens when it comes to purchasing real estate. They can buy property in Poland without any special restrictions.

Citizens from outside the EU/EEA

Digital nomads who are not citizens of EU/EEA countries face some restrictions when purchasing real estate in Poland. According to regulations, they must obtain permission from the Minister of the Interior and Administration to purchase property unless they have the status of a long-term resident or meet other conditions (e.g., they have the right to settle in Poland for a longer period).

• Purchase of real estate for residential purposes: If a digital nomad intends to buy real estate in Poland for residential purposes (e.g., to live in or use it as a base), there is no need to obtain permission if they meet the citizenship or residency conditions.
• Purchase of real estate for investment purposes: For individuals from outside the EU/EEA who want to purchase real estate in Poland solely for investment purposes (e.g., renting it out), additional provisions may apply. In such cases, besides obtaining the minister’s consent, there may also be requirements regarding the minimum area of the property (e.g., no smaller than 0.4 hectares for plots).

Taxes and fees

Digital nomads who decide to purchase real estate in Poland must be aware of various fees and taxes, such as:

• Civil law transactions tax (PCC) – If the property is not purchased directly from a developer, the tax is 2% of the property value.
• Property tax – Annually, based on the location and size of the property.

Registration and formalities

If a digital nomad decides to purchase real estate and will be living in it, they may need to register their residence at the property (if the stay exceeds 30 days).

III. Can digital nomads access legal assistance in Poland? What are the rules regarding access to legal services for digital nomads, especially those without permanent residence in Poland?

Digital nomads in Poland have the opportunity to access legal assistance, but access to legal services may vary depending on their residence status and professional situation. Here are key points regarding access to legal assistance:

• Commercial legal services: Digital nomads can freely use the services of private law firms and legal advisors in Poland. Law firms offer assistance in areas such as:
• Public legal aid: Polish regulations provide free legal aid for individuals who meet certain criteria:
  • Digital nomads can access free legal aid if they are in a difficult financial situation or meet conditions specified by local authorities (mainly EU citizens and those with legal residency).
  • Free legal aid points can be found in city offices and district offices.
• Right to a public defender: In criminal cases, foreigners, including digital nomads, have the right to a public defender if they cannot cover the cost of a lawyer on their own or need assistance due to a lack of proficiency in the Polish language.

Digital nomads can access both commercial and public legal services in Poland. The lack of permanent residence is not an obstacle, especially with the development of online services. In case of complicated situations, it is advisable to contact a law firm specializing in foreign clients.

IV. What are the rules regarding data transfer and IT services in Poland?

What regulations govern the transfer of personal data or IT services between Poland and other countries, including those outside the European Union? What rules apply in the context of remote work for companies from different countries?

Rules Regarding Data Transfer and IT Services in Poland

The transfer of personal data and the provision of IT services in Poland are primarily governed by EU and national regulations related to data protection and information security. Particular attention is paid to the GDPR (General Data Protection Regulation) and national laws arising from the Personal Data Protection Act.

Transfer of Personal Data Between Poland and EU Countries

Data transfer between EU member states is unrestricted and does not require additional formalities, provided that the rules set forth by GDPR are adhered to.

Data controllers must implement appropriate safeguards to protect personal data and inform the individuals whose data is being processed.

Transfer of Data Outside the EU/EEA

Transferring personal data to countries outside the European Economic Area (EEA) is subject to additional requirements:

• Adequacy Decision: Data transfer is allowed to countries that ensure an adequate level of data protection in accordance with the European Commission’s decision (e.g., Japan, Canada).
• Standard Contractual Clauses (SCC): In the absence of an adequacy decision, Standard Contractual Clauses approved by the European Commission may be used.
• Binding Corporate Rules (BCR): Used by multinational corporations for internal data transfers.
• Other Mechanisms: The regulations also allow for exceptions such as obtaining the consent of the data subject or the necessity of the transfer for the performance of a contract.

Data Security in the Context of Remote Work

Digital nomads providing IT services for companies from various countries must adhere to rules regarding:

• Data Security: Implementing appropriate technical and organizational measures, such as data encryption and access authorization.
• Data Processing Rules: Processing data in accordance with GDPR, especially when dealing with personal data of clients from outside the EU.
• Conclusion of Appropriate Agreements: It is necessary to sign personal data processing agreements between the employer and the digital nomad.

Polish Regulations on Providing IT Services

• Telecommunications Law and the Act on Providing Services by Electronic Means: These laws define the principles for providing IT services in Poland, including requirements related to the protection of user data and information storage.
• Tax Regulations: Digital nomads should consider tax obligations when providing IT services to foreign clients from Poland.

V. Can Digital Nomads Use Banking Services in Poland?

What rules apply when a digital nomad wants to open a bank account in Poland? Do they need to meet specific requirements if they do not have Polish citizenship or residence registration?

Yes, digital nomads can use banking services in Poland, but they must meet certain requirements, especially if they do not have Polish citizenship or permanent residence. Below are the key rules for opening bank accounts in Poland for individuals who are not Polish citizens:

General Requirements for Opening a Bank Account in Poland

To open a bank account in Poland, a digital nomad must meet several basic requirements. While the procedure may vary slightly from bank to bank, it typically includes:

• Proof of Identity: A valid identity document (e.g., passport or ID card) is necessary. If the person is not a Polish citizen, the passport will be the primary document.
• Correspondence Address: Banks in Poland require a correspondence address. For digital nomads without a permanent residence in Poland, it is possible to provide a temporary address, such as the address of a rented apartment, a family or friend’s address, or a coworking space address (in some banks).
• PESEL Number: If the individual does not have a PESEL number (Polish identification number), the bank may request additional documents, such as a visa or residence card, depending on the situation. However, some banks may open an account without a PESEL number, requiring only a passport and proof of legal stay.

Digital Nomads Without Permanent Registration

For digital nomads who do not have a permanent residence in Poland, banks require them to provide a correspondence address, as mentioned earlier. Additionally:

• Residence Permit: Non-EU citizens may be asked to show proof of their legal stay in Poland (e.g., visa, residence card, temporary residence permit). EU/EEA citizens only need to provide proof of identity unless they have been in Poland for more than three months, in which case a residence registration certificate might be required.
• Proof of Income: Banks may ask for evidence of stable income. This could include an employment contract, proof of income to the account (e.g., from remote work, freelancing, or business income), or other documents proving financial stability.

Types of Bank Accounts Available for Digital Nomads

Digital nomads can open different types of bank accounts depending on their needs:

• Personal Account: The basic account for daily transactions such as transfers, online payments, or ATM withdrawals. Most banks offer personal accounts that are also available to foreigners.
• Foreign Currency Account: If the digital nomad works in foreign currencies (e.g., USD, EUR), they may consider opening a foreign currency account that allows holding funds in various currencies. This is beneficial if they regularly receive payments in currencies other than PLN.
• Business Account: If the digital nomad runs a business in Poland (e.g., freelancing, owning a company), they can open a business account to manage the finances related to their business activities.

Online Banks and Fintechs

In Poland, online banks (e.g., mBank, ING, Revolut) are also available, which often offer simplified account opening procedures online, making them convenient for digital nomads. Some online banks allow account opening entirely online without the need to visit a branch. In such cases, identity verification may occur via video call or by submitting document scans.

Tax Requirements

Although not directly related to opening a bank account, digital nomads should also be aware that they may be subject to the Polish tax system if they earn income within Poland or have tax residency status in Poland. In such cases, they will need to submit the appropriate tax declarations and report their income to the Polish tax office.

Obstacles and Challenges

Digital nomads may face some difficulties when opening a bank account in Poland, especially if they do not have a permanent address or PESEL number. However, many banks strive to simplify this process, and digital nomads can also take advantage of fintech services and online banks, which often have more flexible requirements.

VI. What regulations apply to digital nomads running a business? What regulations apply to the export or import of goods by digital nomads, especially those engaged in e-commerce?

Digital nomads running businesses, including those involved in e-commerce, may encounter a range of regulations regarding the import and export of goods, depending on where they conduct their business and the countries they export to or import from. Below are the rules related to the import and export of goods by digital nomads running businesses in Poland:

Rules for importing goods by digital nomads

Import of goods to Poland – Individuals running businesses (including e-commerce) and importing goods into Poland from other countries (outside the European Union or from other EU member states) must comply with the applicable customs, tax, and trade regulations.

VAT: Importing goods to Poland is subject to VAT payment. For imports from non-EU countries, businesses must pay an import VAT at the standard rate of 23%. Depending on the value of the goods and the destination, there may be different procedures and VAT rates.

Customs Duties: For goods imported from outside the EU, digital nomads must also comply with customs regulations. This means that depending on the type of goods, they may be required to pay customs duties (customs fee), and to follow procedures related to goods classification (customs code). It is important to note that when importing from non-EU countries, the value of the duty and the customs clearance procedure may vary depending on the goods.

EORI Number: To import goods from non-EU countries, businesses (including digital nomads) must have an EORI number (Economic Operator Registration and Identification). This is an identification number issued by customs authorities, allowing the submission of customs declarations.

Sanitary and Epidemiological Regulations and Other Requirements: Importing certain goods, such as food, medicines, cosmetics, or medical supplies, requires compliance with specific regulations, such as sanitary and epidemiological standards. Entrepreneurs must ensure that the imported goods meet all the regulations and standards required by Polish law.

Rules for exporting goods by digital nomads

Export of goods from Poland – If a digital nomad runs a business and ships goods from Poland to other countries (both within the EU and outside the EU), they must follow the following rules:

VAT: In the case of exporting goods to non-EU countries, the goods are exempt from VAT in Poland. For exports to other EU countries, the so-called reverse charge VAT applies, meaning that the recipient in the EU country will be responsible for paying the VAT.

Customs Rules: Exporting goods from Poland to non-EU countries requires customs clearance. Businesses must declare the exported goods and provide the necessary documentation (e.g., export invoice). They must also obtain an EORI number to complete the customs procedures.

Export Documentation: Entrepreneurs running e-commerce businesses must have the appropriate documentation proving export, including export invoices, customs declarations, and proof of delivery (e.g., waybill). These documents may be required by customs officers and in case of any tax audits.

Export Declaration: To ship goods from Poland, businesses must submit an export declaration in the customs system. This is a requirement to ensure that the goods are physically shipped outside the EU and fully comply with export regulations.

Export and import of goods within e-commerce

For digital nomads running businesses in e-commerce (online sales), both the export and import of goods come with additional requirements that must be met:

Sales Platforms: In the case of selling goods online (e.g., on platforms like Amazon, eBay, or Shopify), digital nomads must adhere to the regulations applicable on these platforms and comply with customs and tax requirements both in Poland and in the recipient country.

VAT Rules in E-commerce: Since July 1, 2021, new EU VAT rules for e-commerce apply, which simplify VAT rules for sales of goods between EU countries. The introduction of the One Stop Shop (OSS) system allows VAT registration in one EU country and VAT settlements for sales to other EU countries. This makes it easier for digital nomads running online sales to manage their tax obligations.

International Transport Rules: The sale of international goods involves organizing transport, which may include various forms of transport, such as sea, air, or road transport. It is important for digital nomads to familiarize themselves with the regulations regarding the transport of goods, liability for transport, and insurance rules for the goods.

Customs and Tax Rules for Goods Shipped Online

Online sales of goods, especially to countries outside the EU, require compliance with appropriate customs and tax regulations. For low-value goods (under 22 EUR), exports to non-EU countries are VAT-exempt. For goods valued above 22 EUR, VAT is charged according to the applicable regulations.

VII. What intellectual property protection laws apply to remote work? What regulations regarding copyright and patents are relevant to digital nomads, especially those working on remote projects?

Intellectual Property (IP) regulations are crucial in remote work, particularly for digital nomads who may collaborate with companies or clients from different countries. Intellectual property protection includes areas such as copyright, patents, trademarks, and industrial designs. In the context of remote work, especially for projects carried out by digital nomads, there are several important issues related to copyright and patents that should be taken into consideration.

Copyright

Copyright refers to the protection of creative works, such as software, texts, graphics, films, music, or other forms of intellectual creativity. The rules for copyright protection for digital nomads working remotely are governed by both national and international law, including the Berne Convention (1886) and EU directives.

General Copyright Rules in Poland:

• Creator’s Right to Protect Their Work: In Poland, the author of a work (e.g., programmer, graphic designer, writer) automatically acquires copyright to their creation as soon as it is made. Registration of the work is not required to obtain copyright protection.
• Moral and Economic Rights: Copyright is divided into moral rights (e.g., the right to attribution) and economic rights (e.g., the right to sell or license the work). In remote work, it is important to determine who holds the economic rights to the work created under the agreement. Typically, unless otherwise agreed, economic rights may be transferred to the employer or client through a work contract or employment agreement.
• Transfer of Copyright: To transfer copyright to the employer or client, a digital nomad should conclude a relevant agreement specifying that the copyright to the work is being transferred. In the case of a work contract, the transfer of copyright is often a standard part of the agreement’s terms.
• Licenses: Digital nomads may also choose to license their works, granting others the right to use them without transferring full copyright. For example, a license may specify the territory, duration, and conditions of use.

Remote Work and Copyright:

• Ownership Based on the Agreement: For remote work, it is essential to clarify in the agreement who owns the copyright to the materials created. If a digital nomad creates something for a client or company, the client typically takes ownership of the copyright unless stated otherwise in the agreement. It is important to clearly indicate whether the copyright remains with the creator or is transferred to the contracting company.
• National and International Protection: Remote work in an international context may require adherence to various legal systems of copyright protection. In Poland, both EU copyright law and international treaties ensure protection for works created by citizens of signatory countries. Regardless of where the creator and recipient of the work are located, copyright protection is relatively consistent across international agreements.

Patents

Patents protect technical inventions such as new devices, processes, or technologies. Digital nomads who create or develop new technical solutions while working remotely can apply for a patent on their inventions.

Patent Rules in Poland:

• Inventions and Patents: To obtain a patent in Poland, an invention must meet specific criteria: it must be new, involve an inventive step, and be industrially applicable. The applicant submits the patent application to the Polish Patent Office (UPRP).
• Patent Ownership: In remote work, especially in the fields of technology and software, it is crucial to determine who owns the rights to the invention. Patent rights depend on the agreement between the parties. For inventions created while working for an employer or client, the inventor often transfers the rights to the employer or company. Therefore, any agreement regarding inventions should clearly state who will own the patent and what compensation will be provided to the inventor.
• International Patents: Digital nomads working remotely for companies in different countries can also apply for patent protection in other countries using systems like the Patent Cooperation Treaty (PCT), which allows for the submission of international patent applications.

Trademarks and Other Forms of IP Protection

In addition to copyrights and patents, digital nomads may also encounter protection for other forms of intellectual property, such as trademarks and industrial designs.

• Trademarks protect names, logos, slogans, and other elements identifying a brand or product. If a digital nomad runs a business involving a brand, they should consider registering a trademark to protect their brand in the market.
• Industrial Designs protect the appearance of products, such as packaging or equipment elements that are unique and have market value.

Rules for Digital Nomads Working with Clients or Employers

• Intellectual Property and Client Contracts: It is crucial for digital nomads to enter into contracts that clearly specify which party holds the rights to the results of their work. If a digital nomad works on a project that involves creative or technical work, the contract should specify who will own the copyright to the works and the patent rights to any inventions.
• Data Protection and Confidentiality: Since digital nomads often work remotely, attention should also be paid to data protection regulations (e.g., GDPR in the EU) that may apply to any projects where personal data is processed.

VIII. What rules apply to the legality of remote work in Poland? What regulations govern remote work in Poland? Do digital nomads need to sign a special employment contract or civil contract?

In Poland, the rules regarding the legality of remote work are governed by a range of legal provisions that define the rights and obligations of both employees and employers. Remote work became especially popular after the COVID-19 pandemic, and the regulations in this area were adapted to the new realities. For digital nomads working remotely, there are different regulations depending on the form of employment, the type of contract, and the nature of the work they do. Below are the key issues concerning remote work in Poland:

Remote Work in Polish Law

Remote work in Poland is regulated based on the Labor Code and provisions related to remote work during the pandemic. The introduction of a definition for remote work and its organization in the Labor Code occurred in 2023.

Rules for Remote Work in Poland:

• Definition of Remote Work: According to the regulations, remote work means performing work duties outside the employer’s headquarters, using electronic communication tools. This means that the employee does not need to work in the office and the work can be carried out from home, another location, or while traveling.
• Employment Contract: For remote work to be legal, it must be appropriately specified in the employment contract or a mutual agreement between the parties. In the case of an employment contract, the employer and employee should agree on whether the work will be performed remotely, the rules for remote work (e.g., working hours, availability, work tools), and the conditions that will be established.
• Employer’s Obligations: The employer is obliged to provide the appropriate tools for remote work (e.g., computers, software) and cover the costs related to remote work (e.g., electricity, internet costs). The employer must also ensure conditions that allow the employee to maintain work efficiency and safety.

Types of Contracts for Remote Work

Digital nomads working remotely can sign various types of contracts, depending on the form of employment and the scope of cooperation. While the regulations do not require a special contract for remote work, these contracts may vary based on the form of cooperation:

a) Employment Contract

Remote work can be performed based on an employment contract. This contract includes a range of rights and obligations for the employee and employer:

• Scope of Duties: The contract should clearly specify that the work will be performed remotely, as well as the scope of duties, working hours, supervision, and availability.
• Salary: The employee is entitled to the salary specified in the employment contract. Remote work does not change the salary amount, but it may involve additional benefits or reimbursement of costs related to remote work (e.g., for internet or electricity).

b) Civil Law Contract (Contract of Mandate, Contract for Specific Work)

Digital nomads can also work in Poland under a civil law contract, which regulates cooperation between a company and an individual running a business. There are no formal requirements for the location of work under a contract of mandate or a contract for specific work. People working under civil law contracts can perform their duties remotely, but the contract should contain clear provisions regarding the scope of work, deadlines, and compensation.

• Contract of Mandate: The contractor can work remotely, but the scope of work and deadlines must be precisely defined. The client is not obliged to provide work tools, but may do so under the terms of the contract.
• Contract for Specific Work: Remote work under a contract for specific work is possible as long as the final product or result (e.g., a project, product) is specified in the contract.

c) Temporary Employment Contract

Digital nomads may also work in Poland under a temporary employment contract. In such cases, they can perform remote work, but the contract will specify the duration of the cooperation and the conditions for its termination.

Obligations of Digital Nomads in Poland

Digital nomads working remotely in Poland have certain obligations arising from legal provisions, regardless of whether they are employed under an employment contract or a civil law contract. Primarily:

• Remote Work Notification: A person working remotely in Poland, such as a digital nomad, should enter into the appropriate contract with their employer or contractor, specifying that they will be working remotely.
• Tax Registration: If a digital nomad is not a Polish citizen, they may be required to register in Poland to obtain a VAT number (NIP) if they provide services to Polish companies and earn income in Poland. They must also comply with tax settlement regulations.

Health and Safety Rules for Remote Work

• Health and Safety: The employer in Poland is obliged to ensure appropriate conditions for remote work, including compliance with health and safety rules. The remote employee, especially a digital nomad, should have access to a work environment that meets safety and hygiene requirements, and the employer must provide appropriate training in this regard.
• Health Protection: In remote work, it is important for digital nomads to take care of their own health and comfort. While there are no special regulations in Poland regarding this aspect of remote work, the employer may, under the contract, cover costs related to ergonomic furniture or computer equipment to improve the conditions for remote work.

Remote Work and Working Time

In the context of remote work, the same regulations regarding working hours apply as for office-based work. In Poland, the maximum working time per day is 8 hours, and per week, it is 40 hours. For remote work, the employer is also obliged to monitor the working hours of employees, including digital nomads.

Date: 22/03/2024

Oto inne najczęstsze pytania prawne cyfrowych nomadów w Polsce:

1. Jakie regulacje dotyczące pobytu długoterminowego obowiązują dla osób chcących osiedlić się w Polsce na stałe? Jakie są procedury legalizacji długoterminowego pobytu w Polsce dla cyfrowych nomadów, którzy zdecydują się na stałe mieszkać w Polsce?
2. Czy cyfrowi nomadzi mogą zakupić nieruchomość w Polsce? 
3. Czy cyfrowi nomadzi mogą korzystać z pomocy prawnej w Polsce? Jakie są zasady dotyczące dostępu do usług prawnych dla cyfrowych nomadów, szczególnie tych, którzy nie mają stałego miejsca zamieszkania w Polsce?
4. Jakie są zasady dot. transferu danych i usług IT w Polsce? Jakie regulacje dotyczą transferu danych osobowych lub usług IT pomiędzy Polską a innymi krajami, w tym krajami spoza Unii Europejskiej?
5. Czy cyfrowi nomadzi mogą korzystać z usług bankowych w Polsce? Jakie zasady obowiązują, gdy cyfrowy nomad chce otworzyć konto bankowe w Polsce? Czy muszą spełnić szczególne wymagania, jeśli nie mają polskiego obywatelstwa lub miejsca zameldowania?
6. Jakie zasady dotyczą importu lub eksportu towarów dla cyfrowych nomadów prowadzących działalność gospodarczą? Jakie przepisy obowiązują w przypadku eksportu lub importu towarów przez cyfrowych nomadów, szczególnie tych, którzy prowadzą e-commerce?
7. VII. Jakie przepisy dotyczące ochrony własności intelektualnej mają zastosowanie w pracy zdalnej? Jakie przepisy dotyczące praw autorskich i patentów odnoszą się do cyfrowych nomadów, zwłaszcza tych, którzy pracują nad projektami zdalnymi?
8. VIII. Jakie zasady obowiązują w zakresie legalności pracy zdalnej w Polsce? Jakie przepisy regulują pracę zdalną w Polsce? Czy cyfrowi nomadzi muszą podpisać specjalną umowę o pracę lub umowę cywilnoprawną?

I. Jakie regulacje dotyczące pobytu długoterminowego obowiązują dla osób chcących osiedlić się w Polsce na stałe? Jakie są procedury legalizacji długoterminowego pobytu w Polsce dla cyfrowych nomadów, którzy zdecydują się na stałe mieszkać w Polsce?

Długoterminowy pobyt w Polsce dla cyfrowych nomadów, którzy chcą osiedlić się w kraju na stałe, wymaga spełnienia określonych wymogów prawnych. Procedury legalizacji pobytu zależą od obywatelstwa osoby ubiegającej się o pobyt, jej sytuacji zawodowej i celu pobytu. Oto szczegóły dotyczące regulacji prawnych i procedur związanych z długoterminowym pobytem w Polsce:

Obywatele Unii Europejskiej (UE) oraz Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG)

Obywatele państw UE/EOG mają znacznie prostsze procedury w kwestii długoterminowego pobytu w Polsce. Zgodnie z przepisami Unii Europejskiej, obywatele tych państw nie potrzebują wizy ani pozwolenia na pobyt, aby mieszkać w Polsce. Niemniej jednak, muszą spełniać kilka formalności:

• Rejestracja pobytu: Obywatele UE/EOG, którzy planują przebywać w Polsce dłużej niż 3 miesiące, mają obowiązek zarejestrować swój pobyt w urzędzie wojewódzkim (Wydział Spraw Cudzoziemców). Rejestracja odbywa się na podstawie ważnego dowodu tożsamości lub paszportu.
• Numer PESEL: Warto także uzyskać numer PESEL, który jest wymagany do załatwiania wielu spraw administracyjnych, takich jak otwarcie konta bankowego, rejestracja w systemie zdrowia, czy podjęcie pracy.

Obywatele spoza UE/EOG

Obywatele spoza UE/EOG, którzy chcą osiedlić się w Polsce na stałe, muszą przejść bardziej złożony proces legalizacji pobytu, który obejmuje uzyskanie odpowiednich zezwoleń na pobyt. Najczęściej wymagane procedury to:

a) Wiza długoterminowa (Wiza narodowa)

Obywatele spoza UE/EOG, którzy zamierzają mieszkać w Polsce przez okres dłuższy niż 90 dni, muszą ubiegać się o wizę narodową (tzw. długoterminową wizę Schengen). Proces ten wymaga złożenia wniosku w polskim konsulacie w kraju ojczystym lub w najbliższej placówce dyplomatycznej.

Wiza narodowa może być przyznana na podstawie różnych podstaw prawnych, np. na podstawie zatrudnienia, prowadzenia działalności gospodarczej, edukacji, itp.

b) Karta pobytu (po uzyskaniu wizy)

Po uzyskaniu wizy narodowej i przybyciu do Polski, obcokrajowiec, który planuje pobyt długoterminowy, musi ubiegać się o kartę pobytu. Jest to dokument, który uprawnia do pobytu w Polsce przez długi okres (zwykle do 3 lat), a po tym czasie można aplikować o jej przedłużenie.

Procedura uzyskania karty pobytu obejmuje:

• Składanie wniosku w urzędzie wojewódzkim właściwym dla miejsca pobytu.
• Dokumenty: Wymagane dokumenty to m.in. paszport, zdjęcie, potwierdzenie stabilnych i regularnych dochodów, dowód posiadania ubezpieczenia zdrowotnego, a także dokumenty potwierdzające cel pobytu (np. umowa o pracę, zaświadczenie o prowadzeniu działalności gospodarczej, zaświadczenie o studiach itp.).

c) Zezwolenie na pobyt stały (po kilku latach pobytu)

Po kilku latach legalnego pobytu w Polsce (zazwyczaj 5 lat) osoby spoza UE/EOG mogą ubiegać się o zezwolenie na pobyt stały. Aby otrzymać zezwolenie na pobyt stały, obcokrajowiec musi spełniać dodatkowe wymagania, takie jak:

• Legalny pobyt przez co najmniej 5 lat w Polsce.
• Stabilne i regularne dochody oraz ubezpieczenie zdrowotne.
• Znajomość języka polskiego na poziomie komunikatywnym (wymaganie może być zróżnicowane w zależności od indywidualnej sytuacji).
• Brak zagrożenia bezpieczeństwa publicznego.

d) Karta Polaka (dla osób polskiego pochodzenia)

Osoby, które mogą udokumentować polskie pochodzenie (np. mają polskich przodków), mogą ubiegać się o Kartę Polaka. Jest to dokument, który potwierdza związki z Polską i daje możliwość ubiegania się o polskie obywatelstwo lub stały pobyt. Osoby posiadające Kartę Polaka mogą korzystać z wielu przywilejów, takich jak dostęp do polskiego systemu zdrowia, edukacji czy rynku pracy.

Zasady dla cyfrowych nomadów

Cyfrowi nomadzi, którzy chcą osiedlić się w Polsce, mogą uzyskać długoterminowy pobyt na tych samych zasadach, co inni obcokrajowcy. Oto kilka istotnych kwestii:

• Wizy dla osób pracujących zdalnie: Dla osób prowadzących działalność gospodarczą lub pracujących zdalnie, najczęściej najlepszym rozwiązaniem będzie wiza długoterminowa lub karta pobytu, jeśli mają stabilne dochody i mogą udokumentować swój cel pobytu (np. prowadzenie działalności gospodarczej, praca na odległość).
• Dostęp do usług publicznych: Po uzyskaniu karty pobytu, cyfrowi nomadzi mają prawo do korzystania z polskiego systemu zdrowia (po opłaceniu składek zdrowotnych), a także mogą zarejestrować działalność gospodarczą, jeśli chcą prowadzić firmę w Polsce.

II. Czy cyfrowi nomadzi mogą zakupić nieruchomość w Polsce? 

Tak, cyfrowi nomadzi mogą zakupić nieruchomość w Polsce, ale istnieją pewne przepisy prawne, które mogą się różnić w zależności od ich obywatelstwa lub miejsca zamieszkania. Oto szczegóły:

Obywatele Unii Europejskiej i Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG)

Osoby posiadające obywatelstwo w krajach UE/EOG mają takie same prawa jak obywatele Polski, jeśli chodzi o zakup nieruchomości. Mogą nabywać nieruchomości w Polsce bez żadnych specjalnych ograniczeń.

Obywatele spoza UE/EOG

Cyfrowi nomadzi, którzy nie są obywatelami państw UE/EOG, mają pewne ograniczenia przy zakupie nieruchomości w Polsce. Zgodnie z przepisami, osoby te muszą uzyskać zgodę ministra spraw wewnętrznych i administracji na zakup nieruchomości, chyba że posiadają status rezydenta długoterminowego lub spełniają inne warunki (np. mają prawo do osiedlenia się w Polsce na dłużej).

Zakup nieruchomości na cele mieszkaniowe

Jeśli cyfrowy nomada zamierza zakupić nieruchomość w Polsce na cele mieszkaniowe (np. w celu zamieszkania lub korzystania z niej jako bazy), nie ma konieczności uzyskania zgody, jeżeli spełnia warunki dotyczące obywatelstwa lub rezydencji.

Zakup nieruchomości na cele inwestycyjne

Dla osób spoza UE/EOG, które chcą kupić nieruchomość w Polsce wyłącznie na cele inwestycyjne (np. wynajem), mogą być stosowane dodatkowe przepisy. W takich przypadkach, oprócz zgody ministra, mogą pojawić się również wymogi dotyczące minimalnej powierzchni zakupionej nieruchomości (np. nie mniejszej niż 0,4 ha w przypadku działek).

Podatki i opłaty

Cyfrowi nomadzi, którzy zdecydują się na zakup nieruchomości w Polsce, muszą pamiętać o różnych opłatach i podatkach, takich jak:

• Podatek od czynności cywilnoprawnych (PCC) – jeśli nie jest to zakup bezpośrednio od dewelopera, wynosi 2% wartości nieruchomości.
• Podatek od nieruchomości – co roku, zależny od lokalizacji i wielkości nieruchomości.

Zameldowanie i formalności

Jeśli cyfrowy nomada zdecyduje się na zakup nieruchomości i będzie w niej zamieszkiwał, konieczne może być zameldowanie się w tej nieruchomości (jeśli pobyt wynosi powyżej 30 dni).

III. Czy cyfrowi nomadzi mogą korzystać z pomocy prawnej w Polsce? Jakie są zasady dotyczące dostępu do usług prawnych dla cyfrowych nomadów, szczególnie tych, którzy nie mają stałego miejsca zamieszkania w Polsce?

Cyfrowi nomadzi w Polsce mają możliwość korzystania z pomocy prawnej, ale dostęp do usług prawnych może różnić się w zależności od ich statusu pobytowego i sytuacji zawodowej. Oto kluczowe informacje dotyczące zasad dostępu do pomocy prawnej:

1. Korzystanie z komercyjnych usług prawniczych: Cyfrowi nomadzi mogą swobodnie korzystać z usług prywatnych kancelarii prawnych i doradców prawnych w Polsce. Kancelarie oferują pomoc w takich obszarach jak:
2. Pomoc prawna w ramach publicznego systemu pomocy prawnej: Polskie przepisy przewidują nieodpłatną pomoc prawną dla osób spełniających określone kryteria:

• Cyfrowi nomadzi mogą skorzystać z nieodpłatnej pomocy prawnej, jeśli znajdują się w trudnej sytuacji materialnej lub spełniają warunki określone przez lokalne urzędy (głównie obywatele UE i osoby z legalnym pobytem).
• Punktów nieodpłatnej pomocy prawnej można szukać w urzędach miasta i starostwach powiatowych.

Prawo do obrońcy z urzędu: W sprawach karnych cudzoziemcy, w tym cyfrowi nomadzi, mają prawo do obrońcy z urzędu, jeżeli nie są w stanie pokryć kosztów prawnika z własnych środków lub potrzebują wsparcia z uwagi na nieznajomość języka polskiego. 

Cyfrowi nomadzi mogą korzystać zarówno z komercyjnych, jak i publicznych usług prawnych w Polsce. Brak stałego miejsca zamieszkania nie jest przeszkodą, zwłaszcza w dobie rozwiniętych usług online. W razie skomplikowanych sytuacji warto skontaktować się z kancelarią prawną specjalizującą się w obsłudze cudzoziemców.

IV. Jakie są zasady dot. transferu danych i usług IT w Polsce?Jakie regulacje dotyczą transferu danych osobowych lub usług IT pomiędzy Polską a innymi krajami, w tym krajami spoza Unii Europejskiej? Jakie zasady obowiązują w kontekście pracy zdalnej dla firm z różnych państw?

Zasady dotyczące transferu danych i usług IT w Polsce

Transfer danych osobowych i świadczenie usług IT w Polsce regulowane są głównie przez przepisy unijne oraz krajowe dotyczące ochrony danych i bezpieczeństwa informacji. Szczególną uwagę zwraca się na RODO (Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych) oraz przepisy krajowe wynikające z ustawy o ochronie danych osobowych.

Transfer danych osobowych pomiędzy Polską a krajami Unii Europejskiej

• Transfer danych pomiędzy państwami członkowskimi UE jest swobodny i nie wymaga dodatkowych formalności, pod warunkiem przestrzegania zasad wynikających z RODO.
• Administratorzy danych muszą wdrożyć odpowiednie zabezpieczenia dotyczące ochrony danych osobowych i informować osoby, których dane są przetwarzane.

Transfer danych poza UE/EOG

Przekazywanie danych osobowych do krajów spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) jest obwarowane dodatkowymi wymaganiami:

1. Decyzja o adekwatności: Transfer jest możliwy do krajów, które zapewniają odpowiedni poziom ochrony danych zgodnie z decyzją Komisji Europejskiej (np. Japonia, Kanada).
2. Standardowe klauzule umowne (SCC): W przypadku braku decyzji o adekwatności można stosować standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską.
3. Wiążące reguły korporacyjne (BCR): Są stosowane przez międzynarodowe grupy kapitałowe do wewnętrznych transferów danych.
4. Inne mechanizmy: Przepisy pozwalają na korzystanie z wyjątków takich jak zgoda osoby, której dane dotyczą, lub niezbędność transferu do wykonania umowy.

Bezpieczeństwo danych w kontekście pracy zdalnej

Cyfrowi nomadzi świadczący usługi IT dla firm z różnych państw powinni przestrzegać zasad dotyczących:

• Bezpieczeństwa danych: Wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, takich jak szyfrowanie danych i autoryzacja dostępu.
• Zasady przetwarzania danych: Przetwarzanie danych zgodnie z RODO, szczególnie w przypadku danych osobowych klientów spoza UE.
• Zawarcia odpowiednich umów: Konieczność podpisania umów powierzenia przetwarzania danych osobowych między pracodawcą a cyfrowym nomadą.

Polskie regulacje dotyczące świadczenia usług IT

• Prawo telekomunikacyjne i ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną: Określają zasady świadczenia usług IT w Polsce, w tym wymogi dotyczące ochrony danych użytkowników i przechowywania informacji.
• Przepisy podatkowe: Należy rozważyć obowiązki podatkowe przy świadczeniu usług IT dla zagranicznych klientów z Polski.
• Czy cyfrowi nomadzi mogą korzystać z usług bankowych w Polsce?
• Jakie zasady obowiązują, gdy cyfrowy nomad chce otworzyć konto bankowe w Polsce? Czy muszą spełnić szczególne wymagania, jeśli nie mają polskiego obywatelstwa lub miejsca zameldowania?

V. Czy cyfrowi nomadzi mogą korzystać z usług bankowych w Polsce? Jakie zasady obowiązują, gdy cyfrowy nomad chce otworzyć konto bankowe w Polsce? Czy muszą spełnić szczególne wymagania, jeśli nie mają polskiego obywatelstwa lub miejsca zameldowania?

Tak, cyfrowi nomadzi mogą korzystać z usług bankowych w Polsce, ale muszą spełnić pewne wymogi, zwłaszcza jeśli nie mają polskiego obywatelstwa lub stałego miejsca zameldowania. Oto najważniejsze zasady dotyczące otwierania kont bankowych w Polsce przez osoby, które nie są obywatelami Polski:

Wymogi ogólne dotyczące otwierania konta bankowego w Polsce

Aby otworzyć konto bankowe w Polsce, cyfrowy nomad musi spełnić kilka podstawowych wymogów. W zależności od banku, procedura może nieco się różnić, ale zazwyczaj obejmuje:

• Dowód tożsamości: Niezbędne jest przedstawienie ważnego dokumentu tożsamości (np. paszportu lub dowodu osobistego). Jeśli osoba nie jest obywatelem Polski, paszport będzie podstawowym dokumentem.
• Adres do korespondencji: Banki w Polsce wymagają podania adresu do korespondencji. Dla cyfrowych nomadów, którzy nie mają stałego miejsca zameldowania w Polsce, możliwe jest podanie tymczasowego adresu, np. adresu miejsca zamieszkania wynajmowanego mieszkania, adresu rodziny lub przyjaciół, bądź adresu biura coworkingowego (w przypadku niektórych banków).
• Numer PESEL: Jeśli osoba nie ma numeru PESEL (Polski numer identyfikacyjny), banki mogą poprosić o przedstawienie dodatkowych dokumentów, takich jak wizę lub kartę pobytu, w zależności od sytuacji. Jednak niektóre banki mogą otworzyć konto bez numeru PESEL, wymagając np. tylko paszportu i zaświadczenia o legalności pobytu.

Cyfrowi nomadzi bez stałego zameldowania

Dla cyfrowych nomadów, którzy nie mają stałego miejsca zameldowania w Polsce, banki wymagają, aby przedstawili adres do korespondencji, jak wspomniano wcześniej. Ponadto:

• Zezwolenie na pobyt: Osoby spoza Unii Europejskiej mogą zostać poproszone o pokazanie dokumentu potwierdzającego ich legalny pobyt w Polsce (np. wiza, karta pobytu, zezwolenie na pobyt czasowy). W przypadku obywateli UE/EOG wystarczy dowód tożsamości, chyba że wymagane jest zaświadczenie o rejestracji pobytu, jeśli osoba przebywa w Polsce dłużej niż 3 miesiące.
• Potwierdzenie źródła dochodów: Banki mogą poprosić o przedstawienie dowodów na posiadanie stabilnych dochodów. Może to obejmować umowę o pracę, potwierdzenie wpływów na konto (np. z pracy zdalnej, freelancingu, dochodów z działalności gospodarczej), bądź inne dokumenty świadczące o zdolności do utrzymania się.

Rodzaje kont bankowych dostępne dla cyfrowych nomadów

Cyfrowi nomadzi mogą otworzyć różne rodzaje kont bankowych, w zależności od swoich potrzeb:

• Konto osobiste: To podstawowe konto do codziennych transakcji, takie jak przelewy, płatności online czy wypłaty z bankomatów. Większość banków oferuje konta osobiste, które są dostępne także dla obcokrajowców.
• Konto walutowe: Jeśli cyfrowy nomad pracuje w walutach obcych (np. USD, EUR), może rozważyć otwarcie konta walutowego, które umożliwia trzymanie środków w różnych walutach. To może być korzystne, jeśli osoba regularnie otrzymuje wynagrodzenie w walutach innych niż PLN.
• Konto firmowe: Jeśli cyfrowy nomad prowadzi działalność gospodarczą w Polsce (np. freelance, własna firma), może otworzyć konto firmowe, które ułatwia zarządzanie finansami związanymi z działalnością.

Banki online i fintechy

W Polsce dostępne są także banki internetowe (np. mBank, ING, Revolut), które często oferują uproszczoną procedurę zakupu konta online, co może być wygodne dla cyfrowych nomadów. Niektóre banki internetowe umożliwiają założenie konta całkowicie online, bez konieczności wizyty w placówce. W takim przypadku weryfikacja tożsamości może odbywać się przez wideorozmowę lub przesyłanie skanów dokumentów.

Wymogi podatkowe

Choć nie jest to bezpośrednio związane z otwieraniem konta bankowego, cyfrowi nomadzi powinni również pamiętać, że mogą podlegać polskiemu systemowi podatkowemu, jeśli osiągają dochody na terytorium Polski lub mają status rezydenta podatkowego w Polsce. W takim przypadku będą musieli złożyć odpowiednią deklarację podatkową oraz rozliczyć swoje dochody z polskim urzędnikiem skarbowym.

Przeszkody i wyzwania

Cyfrowi nomadzi mogą napotkać pewne trudności związane z otwieraniem konta bankowego w Polsce, zwłaszcza jeśli nie mają stałego miejsca zameldowania lub numery PESEL. Jednak wiele banków stara się ułatwić ten proces, a cyfrowi nomadzi mogą skorzystać z usług fintechów i banków online, które często oferują bardziej elastyczne wymagania.

VI. Jakie zasady dotyczą importu lub eksportu towarów dla cyfrowych nomadów prowadzących działalność gospodarczą? Jakie przepisy obowiązują w przypadku eksportu lub importu towarów przez cyfrowych nomadów, szczególnie tych, którzy prowadzą e-commerce?

Cyfrowi nomadzi prowadzący działalność gospodarczą, w tym działalność związaną z e-commerce, mogą napotkać szereg regulacji dotyczących importu i eksportu towarów, w zależności od tego, gdzie prowadzą swoją działalność oraz do jakich krajów wysyłają lub z jakich krajów importują towary. Poniżej przedstawiam zasady związane z importem i eksportem towarów przez cyfrowych nomadów prowadzących działalność gospodarczą w Polsce:

Zasady dotyczące importu towarów przez cyfrowych nomadów

Import towarów do Polski – Osoby prowadzące działalność gospodarczą (w tym e-commerce) i importujące towary do Polski z innych krajów (spoza Unii Europejskiej, jak i z innych państw członkowskich UE) muszą przestrzegać obowiązujących przepisów celnych, podatkowych oraz handlowych.

• Podatek VAT: Import towarów do Polski wiąże się z obowiązkiem zapłaty podatku VAT. W przypadku importu towarów z krajów spoza UE, przedsiębiorcy muszą zapłacić VAT importowy, który wynosi standardowo 23%. W zależności od wartości towaru i miejsca przeznaczenia, mogą wystąpić różne procedury i stawki VAT.
• Cło: Dla towarów importowanych spoza Unii Europejskiej, cyfrowi nomadzi muszą również przestrzegać zasad celnych. To oznacza, że w zależności od rodzaju towarów, mogą być zobowiązani do zapłaty cła (opłata celna), a także spełnienia formalności związanych z klasyfikacją towarów (kod celny). Warto zauważyć, że przy importach z krajów spoza UE, wartość cła i procedura odprawy celnej mogą się różnić w zależności od towaru.
• Numer EORI: Aby importować towary z krajów spoza UE, przedsiębiorcy (w tym cyfrowi nomadzi) muszą posiadać numer EORI (Economic Operator Registration and Identification). Jest to numer identyfikacyjny nadawany przez administrację celną, który pozwala na składanie deklaracji celnych.
• Przepisy sanitarno-epidemiologiczne i inne regulacje: Import niektórych towarów, np. żywności, leków, kosmetyków, artykułów medycznych, wiąże się z koniecznością przestrzegania szczególnych przepisów, takich jak wymagania sanitarno-epidemiologiczne. Przedsiębiorcy muszą się upewnić, że importowane towary spełniają wszystkie regulacje i normy wymagane przez polskie przepisy.

Zasady dotyczące eksportu towarów przez cyfrowych nomadów

Eksport towarów z Polski – Jeśli cyfrowy nomad prowadzi działalność gospodarczą i wysyła towary z Polski do innych krajów (zarówno do krajów UE, jak i poza UE), musi przestrzegać następujących zasad:

• Podatek VAT: W przypadku eksportu towarów do krajów spoza Unii Europejskiej, towary są zwolnione z podatku VAT w Polsce. Z kolei w przypadku eksportu do innych krajów UE, obowiązuje tzw. odwrotne obciążenie VAT, co oznacza, że odbiorca w kraju UE będzie odpowiedzialny za zapłatę VAT-u.
• Zasady celne: Eksport towarów z Polski do krajów spoza UE wiąże się z obowiązkiem odprawy celnej. Przedsiębiorcy muszą zadeklarować eksportowane towary oraz dostarczyć odpowiednią dokumentację (np. fakturę eksportową). Należy również uzyskać numer EORI, aby przejść przez formalności celne.
• Dokumenty eksportowe: Przedsiębiorcy prowadzący e-commerce muszą posiadać odpowiednią dokumentację potwierdzającą eksport, w tym faktury eksportowe, deklaracje celne oraz dowody dostawy (np. list przewozowy). Dokumenty te mogą być wymagane przez urzędników celnych oraz w przypadku ewentualnych kontroli skarbowych.
• Zgłoszenie towaru do eksportu: Aby wysłać towary z Polski, przedsiębiorcy muszą złożyć zgłoszenie eksportowe w systemie celnym. Jest to obowiązek, który zapewnia, że towar jest fizycznie wysyłany poza Unię Europejską i jest w pełni zgodny z przepisami eksportowymi.

Eksport i import towarów w ramach e-commerce

Dla cyfrowych nomadów prowadzących działalność gospodarczą w obszarze e-commerce, czyli sprzedaży internetowej, zarówno eksport, jak i import towarów, wiążą się z dodatkowymi wymogami, które powinny zostać spełnione:

• Platformy sprzedażowe: W przypadku sprzedaży towarów online (np. na platformach takich jak Amazon, eBay, czy Shopify), cyfrowi nomadzi muszą stosować się do przepisów obowiązujących na tych platformach oraz spełniać wymagania celno-podatkowe zarówno w Polsce, jak i w kraju odbiorcy towaru.
• Zasady dotyczące VAT w e-commerce: Od 1 lipca 2021 roku obowiązują nowe przepisy VAT w Unii Europejskiej dotyczące e-commerce, które m.in. upraszczają zasady VAT przy sprzedaży towarów między krajami UE. Wprowadzenie tzw. systemu OSS (One Stop Shop) pozwala na zarejestrowanie VAT w jednym kraju UE, a następnie rozliczanie VAT od sprzedaży do innych krajów Unii Europejskiej. Dzięki temu, cyfrowi nomadzi prowadzący sprzedaż internetową mogą łatwiej zarządzać obowiązkami podatkowymi.
• Zasady transportu międzynarodowego: Sprzedaż towarów międzynarodowych wiąże się z organizowaniem transportu, który może obejmować różne formy przewozu, takie jak transport morski, lotniczy czy drogowy. Ważne jest, aby cyfrowi nomadzi zapoznali się z regulacjami dotyczącymi transportu towarów, zasadami odpowiedzialności za transport oraz zasadami ubezpieczenia towaru.

Zasady celne i podatkowe dla towarów przesyłanych przez internet

Sprzedaż towarów online, zwłaszcza do krajów spoza Unii Europejskiej, wiąże się z przestrzeganiem odpowiednich przepisów celnych i podatkowych. W przypadku towarów o niskiej wartości (poniżej 22 EUR), eksport do krajów spoza UE jest zwolniony z VAT-u. W przypadku wartości powyżej 22 EUR, VAT jest pobierany zgodnie z obowiązującymi przepisami.

VII. Jakie przepisy dotyczące ochrony własności intelektualnej mają zastosowanie w pracy zdalnej? Jakie przepisy dotyczące praw autorskich i patentów odnoszą się do cyfrowych nomadów, zwłaszcza tych, którzy pracują nad projektami zdalnymi?

Przepisy dotyczące ochrony własności intelektualnej (IP) mają kluczowe znaczenie w pracy zdalnej, w szczególności dla cyfrowych nomadów, którzy mogą współpracować z firmami lub klientami z różnych krajów. Ochrona własności intelektualnej obejmuje takie dziedziny jak prawa autorskie, patenty, znaki towarowe i wzory przemysłowe. W kontekście pracy zdalnej, szczególnie w przypadku projektów realizowanych przez cyfrowych nomadów, istnieje kilka ważnych kwestii dotyczących praw autorskich i patentów, które warto wziąć pod uwagę.

Prawa autorskie (Copyright)

Prawa autorskie odnoszą się do ochrony dzieł twórczych, takich jak oprogramowanie, teksty, grafiki, filmy, muzyka czy inne formy twórczości intelektualnej. Zasady ochrony praw autorskich dla cyfrowych nomadów pracujących zdalnie są regulowane zarówno przez prawo krajowe, jak i międzynarodowe, w tym przez Konwencję Berneńską (z 1886 roku) i dyrektywy UE.

Zasady ogólne dotyczące praw autorskich w Polsce:

• Twórca ma prawo do ochrony swojego dzieła: W Polsce autor dzieła (np. programista, grafik, autor tekstów) automatycznie nabywa prawa autorskie do swojej twórczości w momencie jej stworzenia. Nie jest wymagane rejestrowanie utworu, aby uzyskać ochronę prawnoautorską.
• Prawa osobiste i majątkowe: Prawa autorskie dzielą się na prawa osobiste (np. prawo do autorstwa) i majątkowe (np. prawo do sprzedaży, licencjonowania dzieła). W przypadku pracy zdalnej ważne jest, kto posiada prawa majątkowe do dzieła stworzonego w ramach umowy. Zazwyczaj, jeśli nie ma innego porozumienia, prawa majątkowe mogą być przeniesione na zleceniodawcę w ramach umowy o dzieło lub umowy o pracę.
• Umowa o przeniesienie praw autorskich: Aby przenieść prawa autorskie na zleceniodawcę lub firmę, cyfrowy nomada powinien zawrzeć odpowiednią umowę, w której określi, że przekazuje prawa autorskie do stworzonego dzieła. W przypadku umowy o dzieło, przeniesienie praw autorskich jest często standardową częścią warunków umowy.
• Licencje: Cyfrowi nomadzi mogą także decydować się na licencjonowanie swoich dzieł, co daje prawo do ich wykorzystania przez innych, ale nie przenosi pełnych praw autorskich. Przykładowo, licencja może obejmować określone terytorium, czas trwania licencji i warunki wykorzystania.

Praca zdalna a prawo autorskie:

• Własność prawna w zależności od umowy: W przypadku pracy zdalnej, kluczowe jest określenie w umowie, kto posiada prawa autorskie do tworzonych materiałów. Jeżeli cyfrowy nomada tworzy coś na rzecz klienta lub firmy, to najczęściej klient przejmuje prawa autorskie, chyba że w umowie określono inaczej. Warto jasno wskazać, czy prawa autorskie pozostają przy twórcy, czy są przenoszone na firmę zlecającą.
• Krajowa i międzynarodowa ochrona: Praca zdalna w międzynarodowym kontekście może wiązać się z koniecznością przestrzegania różnych systemów prawnych ochrony praw autorskich. W Polsce obowiązuje prawo autorskie unijne, a także międzynarodowe traktaty, które zapewniają ochronę utworom stworzonym przez obywateli krajów sygnatariuszy. Niezależnie od tego, w jakim kraju twórca i odbiorca dzieła się znajdują, zasady ochrony praw autorskich są stosunkowo spójne w ramach międzynarodowych umów.

Patenty

Patenty chronią wynalazki techniczne, takie jak nowe urządzenia, procesy czy technologie. Cyfrowi nomadzi, którzy tworzą lub rozwijają nowe rozwiązania techniczne w ramach pracy zdalnej, mogą ubiegać się o patent na swoje wynalazki.

Zasady dotyczące patentów w Polsce:

• Wynalazki i patenty: Aby uzyskać patent w Polsce, wynalazek musi spełniać określone kryteria: musi być nowy, posiadać wysokość wynalazczą i być przemysłowo stosowalny. Wnioskodawca składa zgłoszenie patentowe do Urzędu Patentowego Rzeczypospolitej Polskiej (UPRP).
• Patent a prawa do wynalazku: W przypadku pracy zdalnej, szczególnie w obszarze technologii i oprogramowania, ważne jest, kto jest właścicielem praw do wynalazku. Zasady przyznawania praw patentowych zależą od umowy między stronami. W przypadku wynalazków stworzonych w ramach pracy dla pracodawcy lub zleceniodawcy, wynalazca często przenosi prawa do wynalazku na pracodawcę lub firmę. Dlatego każda umowa dotycząca wynalazków powinna precyzyjnie określać, kto będzie właścicielem patentu i jakie są zasady wynagradzania twórcy wynalazku.

Międzynarodowe patenty:

Cyfrowi nomadzi, którzy pracują zdalnie na rzecz firm z różnych krajów, mogą również ubiegać się o ochronę patentową w innych krajach, korzystając z systemów takich jak Patent Cooperation Treaty (PCT), który pozwala na składanie międzynarodowych wniosków patentowych.

Znaki towarowe i inne formy ochrony IP

Oprócz praw autorskich i patentów, cyfrowi nomadzi mogą również zetknąć się z ochroną innych form własności intelektualnej, takich jak znaki towarowe (trademarks) czy wzory przemysłowe.

• Znaki towarowe chronią nazwy, logo, slogany i inne elementy identyfikujące markę lub produkt. Jeżeli cyfrowy nomad prowadzi działalność związaną z marką, powinien rozważyć rejestrację znaku towarowego, aby chronić swoją markę na rynku.
• Wzory przemysłowe dotyczą ochrony wyglądu produktów, takich jak opakowania czy elementy wyposażenia, które są unikalne i mają wartość rynkową.

Zasady dla cyfrowych nomadów współpracujących z klientami lub pracodawcami

• Własność intelektualna a umowy z klientami: Kluczowe jest, aby cyfrowi nomadzi zawierali umowy, które jasno określają, jakie prawa do wyników ich pracy przysługują poszczególnym stronom. Jeżeli cyfrowy nomad pracuje nad projektem, który obejmuje prace twórcze lub techniczne, umowa powinna precyzować, kto będzie właścicielem praw autorskich do dzieł oraz praw patentowych do wynalazków.
• Ochrona danych i poufność: Ponieważ cyfrowi nomadzi często pracują zdalnie, warto także zwrócić uwagę na przepisy dotyczące ochrony danych osobowych (np. RODO w UE), które mogą dotyczyć wszelkich projektów, w których są przetwarzane dane osobowe.

VIII. Jakie zasady obowiązują w zakresie legalności pracy zdalnej w Polsce? Jakie przepisy regulują pracę zdalną w Polsce? Czy cyfrowi nomadzi muszą podpisać specjalną umowę o pracę lub umowę cywilnoprawną?

W Polsce zasady dotyczące legalności pracy zdalnej są regulowane przez szereg przepisów prawnych, które określają prawa i obowiązki zarówno pracowników, jak i pracodawców. Praca zdalna stała się szczególnie popularna po pandemii COVID-19, a przepisy w tym zakresie zostały dostosowane do nowych realiów. Dla cyfrowych nomadów, którzy pracują zdalnie, istnieją różne regulacje, w zależności od formy zatrudnienia, rodzaju umowy, jak również specyfiki pracy, którą wykonują. Oto najważniejsze kwestie dotyczące pracy zdalnej w Polsce:

Praca zdalna w polskim prawie

Praca zdalna w Polsce została uregulowana na podstawie Kodeksu pracy oraz przepisów dotyczących pracy zdalnej w czasie pandemii. Wprowadzenie definicji pracy zdalnej i jej organizacji w Kodeksie pracy miało miejsce w 2023 roku.

Zasady pracy zdalnej w Polsce:

• Definicja pracy zdalnej: Zgodnie z przepisami, praca zdalna oznacza wykonywanie obowiązków służbowych poza miejscem siedziby pracodawcy, przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Oznacza to, że pracownik nie musi wykonywać pracy w biurze, a praca może być realizowana np. z domu, z innego miejsca lub w podróży.
• Umowa o pracę: Aby praca zdalna była legalna, musi być odpowiednio określona w umowie o pracę lub w porozumieniu stron. W przypadku umowy o pracę, pracodawca i pracownik powinni uzgodnić, czy praca będzie wykonywana zdalnie, jakie będą zasady tej pracy (np. wymiar godzin, dostępność, narzędzia pracy) oraz jakie warunki zostaną ustalone.
• Obowiązki pracodawcy: Pracodawca ma obowiązek zapewnienia odpowiednich narzędzi do pracy zdalnej (np. komputery, oprogramowanie) i pokrycia kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej (np. koszty energii elektrycznej, internetu). Pracodawca musi także zadbać o zapewnienie warunków, które umożliwią pracownikowi zachowanie efektywności i bezpieczeństwa pracy.

Rodzaje umów przy pracy zdalnej

Cyfrowi nomadzi, którzy pracują zdalnie, mogą zawierać różne rodzaje umów, w zależności od formy zatrudnienia i zakresu współpracy. Przepisy nie wymagają podpisywania specjalnej umowy do pracy zdalnej, ale mogą się one różnić w zależności od formy współpracy:

a) Umowa o pracę

Praca zdalna może być wykonywana na podstawie umowy o pracę. Taka umowa obejmuje szereg praw i obowiązków pracownika oraz pracodawcy:

• Zakres obowiązków: Umowa powinna jasno określać, że praca będzie wykonywana zdalnie, jak również zakres obowiązków, czas pracy, zasady nadzoru i dostępności.
• Wynagrodzenie: Pracownik ma prawo do wynagrodzenia ustalonego w umowie o pracę. Praca zdalna nie zmienia wysokości wynagrodzenia, ale może wiązać się z dodatkowymi świadczeniami lub zwrotem kosztów związanych z wykonywaniem pracy (np. za Internet, energię elektryczną).

b) Umowa cywilnoprawna (umowa zlecenie, umowa o dzieło)

Cyfrowi nomadzi mogą również pracować w Polsce na podstawie umowy cywilnoprawnej, która reguluje współpracę między firmą a osobą prowadzącą działalność gospodarczą. W przypadku umowy zlecenia lub umowy o dzieło nie ma formalnych wymagań co do miejsca wykonywania pracy. Osoby pracujące na umowach cywilnoprawnych mogą wykonywać obowiązki zdalnie, jednak ważne jest, by umowa zawierała jasne zapisy dotyczące zakresu pracy, terminów realizacji oraz wynagrodzenia.

• Umowa zlecenie: Zleceniobiorca może pracować zdalnie, ale zakres pracy i terminy muszą być dokładnie określone. Zleceniodawca nie ma obowiązku zapewnienia narzędzi do pracy, ale może to uczynić na mocy umowy.
• Umowa o dzieło: Praca zdalna w ramach umowy o dzieło jest możliwa, o ile efekt końcowy dzieła (np. projekt, produkt) zostanie określony w umowie.

c) Umowa o pracę tymczasową

Cyfrowi nomadzi mogą także pracować w Polsce na podstawie umowy o pracę tymczasową. W takim przypadku mogą wykonywać pracę zdalną, jednak umowa będzie określała czas trwania współpracy oraz warunki jej zakończenia.

Obowiązki cyfrowych nomadów w Polsce

Cyfrowi nomadzi, którzy pracują zdalnie w Polsce, mają pewne obowiązki wynikające z przepisów prawnych, niezależnie od tego, czy pracują na podstawie umowy o pracę, czy umowy cywilnoprawnej. Przede wszystkim:

• Zgłoszenie pracy zdalnej: Osoba wykonująca pracę zdalną w Polsce, np. cyfrowy nomada, powinna zawrzeć odpowiednią umowę z pracodawcą lub zleceniodawcą, w której określono, że będzie pracować zdalnie.
• Rejestracja podatkowa: Jeśli cyfrowy nomada nie jest obywatelem Polski, może być zobowiązany do rejestracji w Polsce w celu uzyskania numeru NIP, jeżeli świadczy usługi na rzecz firm polskich i uzyskuje dochody w Polsce. Musi również pamiętać o przestrzeganiu przepisów dotyczących rozliczeń podatkowych.

Zasady ochrony zdrowia i BHP w pracy zdalnej

• BHP: Pracodawca w Polsce ma obowiązek zapewnienia odpowiednich warunków pracy zdalnej, w tym przestrzegania zasad BHP. Pracownik zdalny, zwłaszcza cyfrowy nomada, powinien mieć dostęp do stanowiska pracy zgodnego z wymaganiami bezpieczeństwa i higieny pracy, a pracodawca ma obowiązek zapewnić mu odpowiednie szkolenie w tym zakresie.
• Ochrona zdrowia: W przypadku pracy zdalnej ważne jest, aby cyfrowi nomadzi dbali o własne zdrowie i komfort pracy. Choć w Polsce nie ma specjalnych regulacji dotyczących pracy zdalnej w tym zakresie, pracodawca może, na mocy umowy, pokrywać koszty dotyczące np. ergonomicznych mebli lub sprzętu komputerowego, aby poprawić warunki pracy zdalnej.

Praca zdalna a czas pracy

W kontekście pracy zdalnej obowiązują te same przepisy dotyczące czasu pracy, co przy pracy stacjonarnej. W Polsce maksymalny czas pracy w ciągu doby to 8 godzin, a w tygodniu to 40 godzin, przy czym w przypadku pracy zdalnej, pracodawca ma obowiązek monitorować czas pracy pracowników, w tym cyfrowych nomadów.

Data: 22/03/2024

Cyfrowi nomadzi wykonujący zawody regulowane w Polsce (np. prawnicy, lekarze, architekci i inni)

W Polsce podobnie, jak w innych krajach istnieją zawody regulowane, których wykonywanie jest ściśle określone przez prawo i wiąże się z posiadaniem odpowiednich kwalifikacji oraz spełnieniem wymogów dotyczących rejestracji zawodowej. Zasady wykonywania tych zawodów przez osoby, które nie są obywatelami Polski, a posiadają odpowiednie wykształcenie i kwalifikacje, zależą od konkretnych przepisów dotyczących danego zawodu.

Ogólne zasady dotyczące wykonywania zawodów regulowanych przez osoby z zagranicy

Osoby, które chcą wykonywać zawód regulowany w Polsce, muszą spełnić określone wymagania, które różnią się w zależności od rodzaju zawodu. Zasadniczo obejmują one:

• Uznawanie kwalifikacji zawodowych:
  Osoby, które ukończyły odpowiednie studia lub zdobyły kwalifikacje zawodowe za granicą, muszą przejść proces uznawania tych kwalifikacji w Polsce. W zależności od zawodu, może to wymagać nostryfikacji dyplomu lub innych formalności.

W przypadku krajów UE/EOG proces uznawania kwalifikacji jest uproszczony, zgodnie z dyrektywami unijnymi, które umożliwiają swobodny przepływ pracowników. W krajach spoza UE/EOG procedura może być bardziej skomplikowana i wymagać dodatkowych formalności.

• Spełnienie wymogów językowych:
  W niektórych zawodach, np. prawniczych, medycznych, może być wymagane posługiwanie się językiem polskim na odpowiednim poziomie (np. znajomość terminologii specjalistycznej). Wymóg ten dotyczy głównie osób, które mają kontakt z klientami lub pacjentami, gdzie biegłość w języku polskim jest kluczowa dla zapewnienia bezpieczeństwa i jakości usług.
• Rejestracja zawodowa:
  W przypadku zawodów regulowanych, takich jak prawnicy, lekarze, czy architekci, osoba musi uzyskać prawo do wykonywania zawodu w Polsce. Często wymaga to wpisu na odpowiednią listę (np. Izby Lekarskiej dla lekarzy, Okręgowej Izby Radców Prawnych dla prawników) lub uzyskania odpowiednich licencji.

Przykłady regulowanych zawodów w Polsce:

• Prawnik:
  Aby zostać prawnikiem w Polsce, osoba musi spełnić wymagania określone przez polskie przepisy. Jeśli osoba posiada wykształcenie prawnicze zdobyte za granicą, może ubiegać się o nostryfikację dyplomu (w przypadku gdy kwalifikacje nie są uznawane na mocy umowy międzynarodowej) lub przejść procedurę uznawania kwalifikacji. Po zakończeniu tego procesu, osoba może przystąpić do aplikacji zawodowej (np. aplikacja adwokacka lub radcowska), która kończy się egzaminem i uzyskaniem wpisu na listę członków izby.
• Lekarz:
  W przypadku lekarzy, osoby z wykształceniem medycznym z zagranicy muszą przejść proces nostryfikacji dyplomu, a następnie uzyskać prawo do wykonywania zawodu w Polsce, rejestrując się w Okręgowej Izbie Lekarskiej. Dodatkowo, konieczne może być zdanie egzaminu państwowego, w szczególności w przypadku osób, które ukończyły studia poza UE/EOG.
• Architekt:
  W przypadku architektów, proces uznawania kwalifikacji obejmuje nostryfikację dyplomu oraz uzyskanie wpisu do Izby Architektów. Dodatkowo, osoby chcące pracować jako architekci w Polsce muszą posiadać odpowiednią licencję i być członkiem Izby Architektów.
• Inne zawody:
  Istnieje wiele innych zawodów, takich jak inżynierowie, notariusze, tłumacze przysięgli, w przypadku których wymogi rejestracji i uznania kwalifikacji mogą się różnić.

3. Zasady dla cyfrowych nomadów wykonujących zawody regulowane

• Cyfrowi nomadzi pracujący zdalnie: Jeśli cyfrowy nomada świadczy usługi zdalne w Polsce (np. pracuje dla zagranicznych firm), wówczas, w zależności od charakteru pracy, nie zawsze jest konieczność rejestracji w zawodzie regulowanym w Polsce. Jeżeli jednak wykonuje zawód regulowany, np. prawnika lub lekarza, i świadczy usługi na rzecz osób lub firm w Polsce, będzie musiał przestrzegać polskich przepisów dotyczących tego zawodu.
• Zasady dotyczące rezydencji podatkowej: Należy również pamiętać, że cyfrowi nomadzi świadczący usługi w Polsce, nawet jeśli nie mają stałego miejsca zamieszkania w kraju, mogą podlegać polskim przepisom podatkowym i muszą rozliczać się z dochodów uzyskanych na terytorium Polski, jeśli spełniają warunki do uznania ich za rezydentów podatkowych w Polsce.

Podsumowanie

Cyfrowi nomadzi wykonujący zawody regulowane w Polsce, tacy jak prawnicy, lekarze czy architekci, muszą spełnić określone wymogi związane z uznawaniem zagranicznych kwalifikacji, rejestracją zawodową i ewentualnym spełnianiem wymogów językowych. W przypadku osób spoza UE/EOG proces ten może być bardziej skomplikowany i wymagać dodatkowych formalności. Warto skontaktować się z odpowiednimi organami zawodowymi, aby uzyskać szczegółowe informacje i upewnić się, że wszystkie wymagania zostały spełnione.

Stan na dzień: 20 marca 2024 r. 

Digital Nomads Practicing Regulated Professions in Poland (e.g. Lawyers, Doctors)
In Poland, there are regulated professions, the practice of which is strictly defined by law and requires relevant qualifications and compliance with professional registration requirements. The rules governing the practice of these professions by individuals who are not Polish citizens but hold the appropriate education and qualifications depend on the specific regulations related to each profession.

1. General Rules for Foreigners Practicing Regulated Professions
Individuals who wish to practice a regulated profession in Poland must meet certain requirements that vary depending on the profession. In general, these include:

• Recognition of Professional Qualifications:
  Individuals who have completed relevant studies or acquired professional qualifications abroad must undergo a process to recognize these qualifications in Poland. Depending on the profession, this may require diploma nostrification or other formalities.
  For EU/EEA countries, the recognition process is simplified in accordance with EU directives that facilitate the free movement of workers. For countries outside the EU/EEA, the procedure may be more complicated and require additional formalities.
• Language Requirements:
  In some professions, such as legal and medical fields, proficiency in Polish may be required at an appropriate level (e.g. knowledge of specialized terminology). This requirement primarily applies to individuals who interact with clients or patients, where proficiency in Polish is crucial for ensuring safety and quality of services.
• Professional Registration:
  For regulated professions such as lawyers, doctors, or architects, individuals must obtain the right to practice in Poland. This often requires entry into the relevant professional register (e.g., the Medical Chamber for doctors, the Bar Council for lawyers) or obtaining the appropriate licenses.

2. Examples of Regulated Professions in Poland:

• Lawyer:
  To become a lawyer in Poland, an individual must meet the requirements specified by Polish regulations. If an individual holds a law degree obtained abroad, they may apply for diploma nostrification (if qualifications are not recognized under international agreements) or undergo the process of qualification recognition. After completing this process, the individual may join a professional traineeship (e.g. bar or legal advisor traineeship), which ends with an exam and registration in the relevant professional register.
• Doctor:
  In the case of doctors, individuals with a medical degree from abroad must go through the process of diploma nostrification and then obtain the right to practice in Poland by registering with the Medical Chamber. Additionally, a state exam may be required, particularly for individuals who graduated outside the EU/EEA.
• Architect:
  For architects, the qualification recognition process includes diploma nostrification and entry into the Chamber of Architects. Additionally, individuals wishing to practice as architects in Poland must obtain the relevant license and be members of the Chamber of Architects.
• Other Professions:
  There are many other professions, such as engineers, notaries, and sworn translators, where registration and recognition requirements may vary.

3. Rules for Digital Nomads Practicing Regulated Professions

• Digital Nomads Working Remotely: If a digital nomad provides remote services in Poland (e.g., working for foreign companies), depending on the nature of the work, there may not always be a need to register in a regulated profession in Poland. However, if they are practicing a regulated profession, such as a lawyer or doctor, and are providing services to individuals or companies in Poland, they will need to comply with Polish regulations related to that profession.
• Tax Residency Rules: It should also be noted that digital nomads providing services in Poland, even if they do not have a permanent residence in the country, may be subject to Polish tax regulations and must report income earned within Poland if they meet the criteria for being considered tax residents in Poland.

Summary:
Digital nomads practicing regulated professions in Poland, such as lawyers, doctors, or architects, must meet specific requirements related to the recognition of foreign qualifications, professional registration, and possible language proficiency. For individuals from non-EU/EEA countries, this process may be more complicated and require additional formalities. It is advisable to contact the relevant professional bodies to obtain detailed information and ensure all requirements are met.

As of: March 20, 2024

Rules for Renting Properties by Digital Nomads in Poland

Digital nomads can rent properties in Poland for both short-term and long-term stays. While the legal regulations regarding rentals are relatively straightforward, there are several key aspects that nomads should pay attention to.

Types of Rentals

a) Short-term Rental (up to 30 days)

• Typically offered through platforms like Airbnb or Booking.com.
• Short-term rental agreements are subject to civil law provisions and occasional rental regulations.
• Digital nomads are not required to register their residence for short-term rentals.

b) Long-term Rental (over 30 days)

• Requires signing a rental agreement (preferably in written form).
• Agreements may be standard or include occasional rental clauses, which are more advantageous for the property owner.
• Digital nomads are obligated to adhere to the terms of the agreement, including paying utility bills and rent on time.

Residence Registration

a) Temporary or Permanent Residence Registration

• Individuals staying in Poland for more than 30 days are formally required to register their place of residence (temporary or permanent).
• Registration is not mandatory for legal residence in Poland but may be useful for activities like opening a bank account, applying for a PESEL number, or accessing public healthcare.

b) Registration Process

• The property owner can assist in the registration process, but digital nomads can also do it independently at the city or municipal office.
• Documents required for registration include: a rental agreement, proof of identity, and a residence registration form.

Taxes on Rentals

• Property owners renting out real estate are required to pay rental income tax (either a flat rate or income tax).
• Digital nomads are not directly responsible for these taxes unless they are renting properties as part of a business activity.

Renting from Private Owners vs. Real Estate Agencies

• Renting from Private Owners: Often cheaper but less formal.
• Real Estate Agencies: Provide support in negotiations, drafting agreements, and verifying properties.

Summary

Digital nomads can rent properties in Poland for both short and long stays without any major issues. Formalities related to residence registration are recommended but not always mandatory. It is important to carefully review rental agreements and be mindful of the guidelines regarding registration.

Effective as of: March 18, 2024

Zasady dotyczące wynajmu nieruchomości przez cyfrowych nomadów w Polsce

Cyfrowi nomadzi mogą wynajmować nieruchomości w Polsce zarówno na krótkoterminowy, jak i długoterminowy pobyt. Regulacje prawne dotyczące wynajmu są dość jasne, ale nomadzi powinni zwrócić uwagę na kilka kluczowych kwestii.

Rodzaje wynajmu

a) Krótkoterminowy wynajem (do 30 dni)

• Najczęściej oferowany poprzez platformy takie jak Airbnb lub Booking.com.
• Umowa wynajmu krótkoterminowego podlega przepisom o najmie okazjonalnym i przepisom prawa cywilnego.
• Cyfrowi nomadzi nie muszą rejestrować pobytu przy wynajmach krótkoterminowych.

b) Długoterminowy wynajem (powyżej 30 dni)

• Wymaga podpisania umowy najmu (najlepiej w formie pisemnej).
• Umowa może być standardowa lub najem okazjonalny (bardziej korzystny dla właściciela).
• Cyfrowi nomadzi są zobowiązani do przestrzegania warunków zawartych w umowie, w tym opłat za media i terminowego płacenia czynszu.

Rejestracja miejsca pobytu

a) Zameldowanie tymczasowe lub stałe

• Osoby przebywające w Polsce powyżej 30 dni są formalnie zobowiązane do zameldowania się w miejscu swojego pobytu (tymczasowego lub stałego).
• Zameldowanie nie jest wymagane do legalnego przebywania w Polsce, ale może być przydatne, np. do założenia konta bankowego, ubiegania się o PESEL, czy korzystania z publicznej opieki zdrowotnej.

b) Proces zameldowania

• Właściciel mieszkania może pomóc w zameldowaniu, ale cyfrowy nomada może również zrobić to samodzielnie w urzędzie miasta lub gminy.
• Dokumenty potrzebne do zameldowania obejmują: umowę najmu, dowód tożsamości i formularz zgłoszenia.

Podatki od wynajmu

Wynajmujący nieruchomość właściciele mają obowiązek odprowadzenia podatku od wynajmu (ryczałt lub podatek dochodowy). Cyfrowi nomadzi nie są bezpośrednio odpowiedzialni za te podatki, chyba że sami wynajmują mieszkania w ramach działalności gospodarczej.

Wynajem od osób prywatnych a biura nieruchomości

• Wynajem bezpośrednio od właściciela jest często tańszy, ale mniej formalny.
• Biura nieruchomości oferują wsparcie przy negocjacjach, sporządzaniu umów i weryfikacji mieszkań.

Podsumowanie

Cyfrowi nomadzi mogą bez problemu wynajmować mieszkania w Polsce na krótkie i długie pobyty. Formalności związane z rejestracją miejsca pobytu są zalecane, choć nie zawsze obowiązkowe. Warto dokładnie zapoznać się z umowami najmu i pamiętać o zaleceniach dotyczących zameldowania.

Stan na dzień: 18 marca 2024 roku

What Are the Healthcare Regulations for Digital Nomads? Do Digital Nomads Have the Right to Access Public Healthcare in Poland? What Are the Health Insurance Rules for Remote Workers or Entrepreneurs in Poland?

Healthcare for Digital Nomads in Poland

Access to healthcare in Poland for digital nomads depends on their residency status, employment type, or business activities, as well as the type of health insurance they possess. Here are the key details:

Public Healthcare System (NFZ)

Poland’s public healthcare operates under the National Health Fund (NFZ). Access to NFZ services is only available for individuals with valid health insurance.

Who Is Eligible for NFZ Services?

Digital nomads may be entitled to public healthcare in Poland in the following cases:

• Employees in Poland: If a digital nomad secures legal employment in Poland under an employment contract, the employer is required to register them with the NFZ and pay health insurance contributions.
• Entrepreneurs: Individuals running a business in Poland must register with ZUS (Social Insurance Institution) and pay health insurance contributions, granting them access to NFZ services.
• Unemployed Individuals with an NFZ Agreement: Digital nomads can voluntarily register with the NFZ and pay monthly health insurance premiums. The current premium amount is determined by NFZ.

International Agreements and the EHIC Card

If a digital nomad comes from an EU/EFTA country and holds a European Health Insurance Card (EHIC), they are entitled to access basic healthcare services in Poland under the same conditions as insured Polish patients.

Private Health Insurance

Many digital nomads opt for private health insurance, which often offers:

• Faster access to specialist doctors.
• A broader range of medical services compared to NFZ.
• No need for NFZ registration or public premium payments.

Rules for Remote Workers Employed by Foreign Companies

Digital nomads employed by foreign companies are usually not automatically registered in the Polish health insurance system. In such cases:

• They must secure private health insurance or
• Register independently with NFZ under a voluntary health insurance scheme.
• Alternatively, they can remain in the health insurance system of their employer’s country (if within the EU/EFTA).

Summary

Digital nomads have various options for healthcare access in Poland. If they want to benefit from public healthcare, they must be covered by mandatory or voluntary health insurance under NFZ. For individuals outside the EU/EFTA, private health insurance is often a more practical solution. Consulting NFZ or a health insurance advisor is recommended to choose the best healthcare coverage option.

Effective as of: March 15, 2024